Buchhalter werden können Sie über eine kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftliches Studium oder als Quereinsteiger. Für diesen Beruf gibt es keine einheitlich vorgeschriebene Ausbildung.
Wir zeigen Ihnen konkret, welche Voraussetzungen Sie brauchen, welche Weiterbildungen sinnvoll sind und wie Sie sich als Buchhalter Schritt-für-Schritt selbstständig machen können.
Von Franz Kupfer
Ein Buchhalter verantwortet die interne Buchhaltung, Löhne und Gehälter in einem Unternehmen sowie die finanziellen Transaktionen mit Lieferanten und Kunden und bereitet die Finanzdaten für betriebswirtschaftliche Auswertungen auf.
Ein Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen anbietet, muss die jeweiligen finanziellen Vorgänge erfassen und korrekt verbuchen. Rechnungen müssen geprüft und bezahlt werden und mit den entsprechenden Belegen (Rechnungsnummer, Auftragsnummer, Kundennummer etc.) zugeordnet werden. Typische Geschäftsvorgänge, die ein Buchhalter verwaltet, sind:
Einfach erklärt: Debitoren sind Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden. Kreditoren sind Lieferanten oder Dienstleister, denen das Unternehmen Geld schuldet. Die hauptsächlichen Aufgaben eines Buchhalters in diesem Bereich sind:
Ein Buchhalter hat nicht nur die Aufgabe, Löhne und Gehälter abzurechnen, sondern auch:
Die Auswertung und Aufbereitung der Finanzvorgänge eines Unternehmens verantwortet ebenfalls der Buchhalter. Damit kommt ihm die wichtige Aufgabe zu, Finanzdaten für Geschäftsleitung, Steuerberatung oder Controlling zu analysieren und zusammenzufassen. Dazu gehören hauptsächlich:
Sie können Buchhalter werden, indem Sie eine praktische Ausbildung oder ein Wirtschaftsstudium machen, auch ein Quereinstieg ist möglich. Entscheidend ist, dass Sie Fachwissen in Buchführung und Rechnungswesen haben und sich gegebenenfalls über Weiterbildung buchhalterische Kenntnisse zusätzlich aneignen.
Es gibt verschiedene persönliche Qualitäten und fachliche Voraussetzungen, die dabei helfen, ein erfolgreicher Buchhalter zu werden.
Als Buchhalter übernimmt man verantwortungsvolle und zum Teil sensible Aufgaben. Daher sind folgende „Skills“ besonders wichtig:
Arbeitsweise
Kompetenzen
Neben Buchführung und Rechnungswesen sind die Beherrschung von Software und digitalen Tools notwendige Kompetenzen.
Fachkenntnisse
Digitale Kenntnisse
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten und Ausbildungswege, um Buchhalter werden zu können:
Quereinstieg: Auch als Quereinsteiger kann man Buchhalter werden. Dafür sind jedoch fachspezifische Kenntnisse wichtig: Entweder hat man diese bereits erworben (beispielsweise in einem vorherigen Job) oder durch Weiterbildungen ergänzt. In jedem Fall ist es hilfreich, kaufmännische und administrative Erfahrungen gesammelt zu haben.
Ja, in Deutschland ist es möglich, auch ohne Ausbildung Buchhalter zu werden. Fachkenntnisse und praktische Berufserfahrung erleichtern jedoch den Berufseinstieg.
Die Berufsbezeichnung „Buchhalter“ ist in Deutschland nicht geschützt. Daher gibt es keinen vorgeschriebenen Bildungsweg, um den Beruf zu erlernen.
Ausnahme: Als „Geprüfter Bilanzbuchhalter – Bachelor Professional in Bilanzbuchhaltung“ darf sich nur bezeichnen, wer die öffentlich-rechtliche Prüfung auf der Basis des Berufsbildungsgesetzes bestanden hat (in § 2 Abs. 5 der Bilanzbuchhalter-Fortbildungsprüfungsverordnung geregelt).
Wer Buchhalter ohne Berufserfahrung und ohne Ausbildung werden möchte, wird es schwer haben, sich in diesem Beruf durchzusetzen. Entscheidend sind die jeweiligen Fachkenntnisse. Diese spezifischen Qualifikationen kann man sich entweder über eine Ausbildung oder langjährige Berufspraxis erwerben.
Beispiel: Die IHK nennt als eine mögliche Voraussetzung zur Prüfungszulassung als Geprüfter Bilanzbuchhalter neben der Fachausbildung eine „mindestens fünfjährige Berufspraxis im betrieblichen Finanz- und Rechnungswesen“.
Das Beispiel zeigt, dass entweder eine Fachausbildung oder mehrjährige Berufspraxis wichtig sind, um als angestellter oder selbstständiger Buchhalter erfolgreich arbeiten zu können.
Folgende Tätigkeiten sind steuerberatenden Berufen vorbehalten und dürfen nicht von selbstständigen Buchhaltern für ihre Kunden ausgeführt werden:
Quelle: IHK Schwaben
Prüfen Sie zunächst, welche Tätigkeiten Sie als selbstständiger Buchhalter mit Ihren speziellen Qualifikationen und Berufserfahrungen rechtlich anbieten dürfen. Danach können Sie Ihr eigenes Business starten: Leistungsangebot festlegen, Gewerbe anmelden und Arbeitsprozesse einrichten.
Laut Grundlage: § 6 Nr. 3 StBerG. dürfen Buchhalter ohne besondere Qualifikation für Kunden folgende Tätigkeiten durchführen. Achtung: Das Kontieren (einen Geschäftsvorgang bzw. Beleg den richtigen Buchhaltungskonten zuzuordnen) ist ohne entsprechende Qualifikation und Berufspraxis nicht erlaubt.
| Tätigkeit | Erlaubt? |
|---|---|
| Schreib- und Rechenarbeiten |  Ja |
| Bereits kontierte Belege erfassen | Ja |
| Daten nach vorgegebenen Buchungsanweisungen erfassen | Ja |
| Daten nach vorgegebenen Programmen zusammenstellen | Ja |
| Belege selbst kontieren |  Nein |
| Buchungsanweisungen erteilen | Nein |
Mit einer kaufmännischen Ausbildung oder einer gleichwertigen Vorbildung und anschließend mindestens drei Jahre praktischer Tätigkeit im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden sind folgende Tätigkeiten als Buchhalter erlaubt (Grundlage: § 6 Nr. 4 StBerG)
| Tätigkeit | Erlaubt? |
|---|---|
| Laufende Geschäftsvorfälle buchen | Ja |
| Belege kontieren | Ja |
| Laufende Lohnabrechnung durchführen | Ja |
| Lohnsteuer-Anmeldungen erstellen | Ja |
Aus unserer langjährigen Erfahrung mit Buchhaltern und dem regelmäßigen Erfahrungsaustausch mit der Branche wissen wir, worauf es beim Weg in die Selbstständigkeit ankommt. Daraus haben wir eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, die Ihnen hilft, zielsicher und erfolgreich Buchhalter zu werden.
Buchhaltungsdienstleister verarbeiten viele sensible Finanz-, Kunden- und Personaldaten. Dadurch sind sie Haftungsrisiken durch eigene berufliche Fehler ausgesetzt. Außerdem können sie zum Ziel von Cyber-Attacken werden.
Risiko: Buchhalter können Schäden verursachen, indem sie unabsichtlich fehlerhafte Buchungen durchführen oder Belege falsch kontieren.
Fehler: Eine fehlerhafte automatische Buchung, die sich über mehrere Monate wiederholte, wurde einem selbstständigen Buchhalter zum Verhängnis. Es wurden dadurch Zahlungseingänge bei seinem Kunden, einem Möbelhersteller, einem falschen Produkt zugeordnet. Statt einem bestimmten Tisch wurden die Zahlungen einem Sessel zugeordnet.
Schaden: Durch diese wiederholten Fehlbuchungen erschien der Sessel in Bezug zu den Herstellungskosten deutlich profitabler, als es in Wirklichkeit war. Der Möbelhersteller senkte infolgedessen den Preis und verkaufte den Sessel zu günstig.
Als der Fehler entdeckt wurde, war es bereits zu spät. Etliche Sessel waren zu dem zu niedrigen Preis schon verkauft. Den erlittenen finanziellen Verlust in Höhe von 80.000 Euro verlangte der Hersteller vom Buchhalter zurück.
Absicherung: Da der Buchhalter eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen hatte, musste er den Vermögensschaden nicht selbst tragen. Die Versicherung hat die Forderung in voller Höhe bezahlt.
Typische Fehler im Berufsalltag können schnell zu Haftungsfällen führen. Welche Fehlerquellen besonders relevant sind und wie Sie diese reduzieren können, zeigen wir Ihnen in unserem weiterführenden Beitrag.
Risiko: Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Buchhaltern Fehler passieren, wenn sie Beiträge, Abzüge oder andere abrechnungsrelevante Angaben falsch berechnen oder berücksichtigen.
Fehler: Im konkreten Fall hat ein Buchhalter die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge fehlerhaft berechnet. Er hat nur den Arbeitgeberanteil an den Versorgungsträger abgeführt. Dabei hat er vergessen, den Arbeitnehmeranteil bei der Lohnabrechnung vom Gehalt einzubehalten.
Schaden: Das Unternehmen, für das der Buchhalter selbstständig gearbeitet hat, musste den vergessenen Anteil an den Versorgungsträger nachzahlen, konnte dies aufgrund rechtlicher Bestimmungen von seinem Mitarbeiter jedoch nicht mehr nachfordern.
Das Unternehmen blieb auf insgesamt 18.000 Euro sitzen und forderte diesen Betrag als Schadenersatz vom Buchhalter.
Absicherung: Der Buchhalter hatte eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen. Diese übernahm den vollständigen Vermögensschaden in Höhe von 18.000 Euro.
Um Haftungsrisiken und finanzielle Folgen zu reduzieren, sollten Sie Ihre individuellen Risiken kennen und realistisch bewerten. Wie Sie dabei systematisch vorgehen, zeigt unsere Risikoanalyse für berufliche Risiken.
Risiko: Da Buchhaltungsdienstleister täglich sensible Daten ihrer Kunden verarbeiten, sind sie einem erhöhten Risiko von Cyber-Angriffen ausgesetzt.
Fehler: Ein Mitarbeiter des Buchhaltungsbüros hat einen scheinbar harmlosen E-Mail-Anhang geöffnet. Er konnte nicht ahnen, dass dort Cyber-Kriminelle schädliche Ransomware versteckt hatten. Diese hat sofort sämtliche Buchhaltungsdaten verschlüsselt.
Schaden: Das Büro konnte mehrere Tage nicht wie gewohnt arbeiten. Für die Behebung des Schadens sind hohe Kosten entstanden:
Absicherung: Die Cyber-Versicherung hat dem Buchhaltungsbüro IT-Forensik- und Krisendienstleister zur Seite gestellt und sämtliche Kosten dafür übernommen. Welche Cyber-Absicherung zu Ihrem Unternehmen passt, erfahren Sie in unserem Cyber-Versicherungsvergleich.
Die wichtigste Versicherung für Buchhalter ist die Berufshaftpflicht. Daneben sind Cyber-Versicherung, Betriebshaftpflicht und Elektronik- und Büroinhaltsversicherung sinnvoll, um umfassend abgesichert zu sein.
Buchhalter werden kann man über eine kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftliches Studium oder den Quereinstieg. Wichtig sind fundierte Kenntnisse in Buchführung und Rechnungswesen sowie praktische Berufserfahrung.
Durch ihre Arbeit mit Finanz-, Kunden- und Personaldaten sind Buchhalter verschiedenen Haftungsrisiken ausgesetzt. Deshalb sollten sie im Schadenfall durch eine passende Berufshaftpflichtversicherung umfassend abgesichert sein.
Das hängt vom gewählten Karriereweg ab. Eine kaufmännische Ausbildung dauert in der Regel zwei bis drei Jahre, ein Bachelorstudium meist sechs bis acht Semester. Beim Quereinstieg hängt die Dauer davon ab, welche Kenntnisse bereits vorhanden sind und welche Weiterbildungen benötigt werden.
Nein, die Berufsbezeichnung „Buchhalter“ ist in Deutschland nicht geschützt. Anders ist es bei bestimmten anerkannten Fortbildungsabschlüssen, etwa „Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin – Bachelor Professional in Bilanzbuchhaltung“.
Ja, auch ohne bestimmte Berufsausbildung ist der Einstieg möglich. Entscheidend sind die erforderlichen Kenntnisse in Buchführung und Rechnungswesen, die beispielsweise durch Weiterbildungen und Berufspraxis erworben werden können.
Grundsätzlich ist ein Berufseinstieg auch ohne vorherige Tätigkeit in der Buchhaltung möglich. Wer weder eine einschlägige Ausbildung noch Berufserfahrung mitbringt, muss sich zunächst die notwendigen Fachkenntnisse aneignen. Für bestimmte Tätigkeiten selbstständiger Buchhalter gelten zusätzliche gesetzliche Anforderungen.
Das hängt vom Tätigkeitsbereich und Karriereziel ab. Möglich sind Weiterbildungen in Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder Bilanzbuchhaltung. Auch Kenntnisse in Buchhaltungssoftware und digitalen Prozessen sind für den Berufsalltag relevant.
Ja, Buchhalter können sich selbstständig machen und ein eigenes Buchhaltungsbüro gründen. Welche Leistungen sie für Kunden anbieten dürfen, hängt allerdings von ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie den Vorgaben des Steuerberatungsgesetzes ab.
KI wird Buchhalter voraussichtlich nicht vollständig ersetzen, verändert aber ihre Aufgaben. Standardisierte Prozesse wie Belegerfassung und Datenverarbeitung lassen sich zunehmend automatisieren. Fachliche Kontrolle, Datenqualität und die korrekte Einordnung von Geschäftsvorgängen bleiben wichtige Aufgaben.
Experte für gewerbliche Haftpflicht- und D&O-Versicherungen
Franz Kupfer ist Product Head Professional Indemnity, D&O bei Hiscox und bringt umfassendes Fachwissen rund um gewerbliche Haftpflicht- und D&O-Versicherungen mit. Seine Karriere begann er 2012 als Graduate Trainee bei Hiscox.
