Mitarbeiter einstellen: Checkliste und Infos für kleine Unternehmen

11.05.2023 von Sandra Hopp

Wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst und sich die ersten Kunden beschweren, dass Ihre Dienstleistung oder eine Lieferung zu lange dauert, ist es an der Zeit darüber nachzudenken, ob Sie einen Mitarbeiter einstellen müssen. Dabei gibt es viel zu bedenken. Insbesondere die Kosten und die Wirtschaftlichkeit eines eigenen Mitarbeiters spielen eine entscheidende Rolle. Wichtige Infos und eine Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter u.v.m. finden Sie hier.

Mitarbeiter einstellen: Checkliste und Infos für kleine Unternehmen

Wann stelle ich den ersten Mitarbeiter ein?

Idealerweise haben Sie (Ihren ersten) Mitarbeiter bereits eingestellt, bevor Sie aufgrund mangelnder Kapazitäten Aufträge ablehnen müssen. Spätestens, wenn sich Kundenbeschwerden häufen, ist aber die Zeit gekommen, einen Mitarbeiter einzustellen.

Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich über die Personalkosten im Klaren sein. Sie können damit rechnen, dass Sie in den meisten Branchen den vereinbarten Lohn bzw. das Gehalt mal 2 nehmen müssen, um grob die Höhe der Personalkosten des Mitarbeiters zu kennen. Doch welche Kosten kommen genau auf Sie zu, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen?

Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter einzustellen?

Kostenpunkt Nr. 1: Der Lohn, bzw. das Gehalt. Die Höhe können Sie frei mit Ihrem Mitarbeiter, den Sie einstellen möchten, vereinbaren. Der Mindestlohn beträgt seit dem 1. Oktober 2022 12 Euro brutto je Zeitstunde. Wenn Sie Mitglied in einem Arbeitgeberverband sind, der einen Tarifvertrag abgeschlossen hat, sind Sie an diesen gebunden. Gehört Ihr Unternehmen zum Einzelhandel oder zum Hotel- und Gaststättengewerbe, gelten allgemeinverbindliche Tarifverträge, an die sich auch Nicht-Tarifparteien halten müssen.

Neben Lohn- und Gehaltskosten können auch leistungsabhängige Vergütungen beim Einstellen neuer Mitarbeiter vereinbart werden, z.B. im Vertrieb.

Darüber hinaus entstehen tarifliche Personalnebenkosten, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, z.B.:

  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Kosten für Weiterbildung

Weitere Kosten, die entstehen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen:

  • Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung (diese werden je zur Hälfte von Ihnen und von Ihrem Mitarbeiter übernommen – die Verantwortung für die Beitragszahlungen liegt hier jedoch bei Ihnen als Arbeitgeber) 
  • Gesetzliche Unfallversicherung 
  • Beitrag zur Berufsgenossenschaft 
  • Kosten der Arbeitssicherheit 
  • Entgeltfortzahlungen, z.B. bei längerer Krankheit des Mitarbeiters oder Schwangerschaft, bzw. Mutterschutz
  • Ggf. Kosten für Stellenanzeigen

Aktuelle Sätze in der Sozialversicherung (Stand 2023):

VersicherungGesamtbeiträgeArbeitnehmer/-geberanteil (je 50%)
Rentenversicherung18,6 %9,3 %
Arbeitslosenversicherung2,6 %1,3 %
Krankenversicherung14,6 %7,3 %
Pflegeversicherung3,05 %1,525 %

Was muss ich beachten, wenn ich einen Mitarbeiter einstelle?

Bevor Sie als Arbeitgeber Ihren ersten sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter, Minijobber oder Auszubildenden einstellen können, müssen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Diese benötigen Sie, um Ihre Meldepflichten gegenüber der Krankenkasse erfüllen zu können: An- und Abmeldung von Mitarbeitern oder die Meldung einer Beschäftigungsunterbrechung. Die Betriebsnummer wird Ihnen unabhängig von der Beschäftigtenzahl zugeteilt.

Weitere Schritte, die wichtig sind, wenn Sie Mitarbeiter einstellen: 

  • Arbeitserlaubnis überprüfen
  • Versicherungspflicht prüfen
  • Beschäftigungsverhältnis klären
  • Schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen

ACHTUNG Fristen:

Alle Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Sie müssen Ihren neu eingestellten Mitarbeiter bis spätestens zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei der Krankenkasse angemeldet haben. 

In Branchen, in denen ein erhöhtes Risiko der Schwarzarbeit besteht, müssen neue Mitarbeiter sofort (spätestens an dem Tag, an dem der Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt) dem Sozialversicherungsträger gemeldet werden

  • Baugewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe 

Checkliste Mitarbeiter einstellen: Was brauche ich, um einen Mitarbeiter anzumelden?

Haben Sie Ihren neuen Mitarbeiter eingestellt, müssen Sie Ihren Meldepflichten nachkommen:

  1. Bei der Krankenkasse,
  2. bei der gesetzlichen Unfallversicherung (über die Berufsgenossenschaft),
  3. beim Finanzamt und
  4. beim Gesundheitsamt (wenn in Ihrem Unternehmen Lebensmittel hergestellt, verarbeitet oder verkauft werden).

Bei Einstellung bzw. Tätigkeitsbeginn benötigen Sie folgende Unterlagen von Ihrem neu eingestellten Mitarbeiter:

  1. Ausgefüllter Personalfragebogen (Vorlagen gibt es im Internet) 
  2. Personalausweis (Kopie oder Vorlage)
  3. Rentenversicherungsnummer (Schreiben des Rentenversicherungsträgers)
  4. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  5. Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  6. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  7. Branchenspezifische Nachweise (z. B. Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern etc.)
  8. Nachweise über Zusatzqualifikationen (z. B. Staplerschein, Schweißerschein)
  9. Ggf. Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  10. Ggf. Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  11. Ggf. Vorlage eines Führungszeugnisses
  12. Ggf. Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis (bei ausländischen Mitarbeitern)
  13. Ggf. Schwerbehindertenausweis 

Wichtiger Tipp: Neue Mitarbeiter & Versicherung fürs Business

Sobald Sie einen Mitarbeiter einstellen, kann auch diesem ein Fehler bei der Ausübung seiner Tätigkeit unterlaufen. Sie als Unternehmer haften dann u.a. für folgende Schäden:

  • Vermögensschäden bei Dritten (Kunden), wenn Ihnen oder Ihrem Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit ein Fehler unterläuft, z.B. bei einer Beratung oder einer handwerklichen Leistung 
  • Personenschäden oder Sachschäden, verursacht durch Sie oder Ihren Mitarbeiter 
  • Schäden an der Büroausstattung und an elektronischen Geräten, z.B. durch eine Unachtsamkeit von Ihnen oder Ihrem Mitarbeiter 
  • Schäden durch Cyber-Attacken, z.B. durch das Öffnen einer infizierten E-Mail

Damit der Traum vom eigenen Business nicht platzt, ist es wichtig, dass Sie sich passgenau versichern.

Damit der Traum vom eigenen Business nicht platzt, ist es wichtig, dass Sie sich passgenau versichern.

Einzelunternehmen, Kleingewerbe, nebenberufliche Selbstständigkeit: Wer darf Mitarbeiter einstellen?

Grundsätzlich darf jedes Unternehmen Mitarbeiter einstellen: Vom Einzelunternehmen bis zum Großkonzern. Einzige Voraussetzung: Die Betriebsnummer.  

Ein wichtiger Faktor ist jedoch, ob Sie als Gewerbetreibender oder als Freiberufler einen Mitarbeiter einstellen möchten. Denn wenn Sie als Freiberufler einen Mitarbeiter einstellen, wird u.U. Ihre Eigenständigkeit in Frage gestellt. Dadurch riskieren Sie, Ihren Status als Freiberufler und somit Ihre Befreiung von der Gewerbesteuer zu verlieren. Letztendlich entscheidet das Finanzamt, ob Ihre Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist.

Minijobber und Ehepartner einstellen

Insbesondere in der Gründungszeit oder in einer Wachstumsphase bietet es sich an, Mitarbeiter auf einer 520 Euro Basis einzustellen. Erstens gestaltet sich die Jobvergabe unbürokratisch und zweitens halten sich die Personalkosten in Grenzen. Das Arbeitsentgelt für Minijobber darf maximal diese 520 Euro im Monat bei maximal 70 Arbeitstagen im Jahr betragen. Die Sozialversicherungsabgaben für einen Minijobber liegen pauschal bei 28 %. Hinzu kommt eine pauschale Steuer von 2 %.

Eine sinnvolle Entscheidung kann auch sein, den Ehepartner als Mitarbeiter einzustellen. Der Ehepartner ist häufig flexibler, vertrauenswürdiger und er identifiziert sich mehr mit dem Unternehmen des Partners als ein Nicht-Familienmitglied. Auch das Einstellen des Ehepartners als Minijobber kann attraktiv sein. Dies ist einfach umzusetzen und von den Kosten überschaubar. Außerdem können Sie Steuern sparen. Denn auch Personalausgaben für einen Ehepartner, den Sie als Mitarbeiter eingestellt haben, mindern Ihren Gewinn und somit die Steuerschuld. Aber Achtung: Gerade beim Einstellen von Ehepartnern als Mitarbeiter schaut das Finanzamt besonders gut hin. Bei Fragen und Unklarheiten hilft Ihnen die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung

Checkliste Einarbeitung/Onboarding neuer Mitarbeiter

Ist der neue Mitarbeiter eingestellt, müssen Sie über die Einarbeitung nachdenken. Hier gibt es verschiedene Aspekte des Onboardings, die beachtet werden sollten. Eine Checkliste ist hier von Vorteil. Im Internet bieten z.B. viele namhafte Stellenportale Checklisten zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch als pdf-Datei an. 

Sandra Hopp, Gastautorin

Gastautorin: Sandra Hopp

war 16 Jahre in der Hiscox Marketing-Abteilung tätig. Ihre immer noch große Verbundenheit zu Hiscox und ihre Leidenschaft zu schreiben hat sie bewegt, sich als Texterin selbstständig zu machen. Sie hat sich auf die Versicherungsbranche und verwandte Themen, die die Kunden bewegen, spezialisiert.

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