Freelancer-Vertrag: Tipps für die Vertragsgestaltung

Leistungsbeschreibung vs. Stellenbeschreibung

Bei der Beschreibung der Aufgaben und des Profils eines Freelancers spricht man von einer Leistungsbeschreibung, die sich in einigen Punkten wesentlich von einer Stellenbeschreibung für einen Festangestellten unterscheiden muss. Die Leistungsbeschreibung stellt die eindeutige Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen dar, etwa: Dienstleistungen, die im Rahmen eines Projekts von einem Freelancer erbracht werden. Die Leistungsbeschreibung sollte so einfach und präzise wie möglich gehalten werden, sodass auch eine dritte Person, die keinen Überblick über die gesamten Projektdetails hat, versteht, welche Leistung der Freelancer zu erbringen hat. Alle zu erbringenden Leistungen des Freelancers müssen also klar bestimmt und abgrenzbar sein. Eine klar abgrenzbare Leistung im IT-Bereich ist zum Beispiel die Erstellung einer Website, die Entwicklung einer App oder aber Dienstleistungen im Rahmen der Einführung einer neuen Software.

Bestandteile einer klar definierten Leistungsbeschreibung

Wichtige Eckpunkte für einen Freelancer-Vertrag sind auch die Rahmenbedingungen des Projekts und insbesondere die Höhe des Budgets. Vor allem in größeren Unternehmen sollte bereits vor der Suche nach einem Freelancer der Ablauf des Beschaffungsprozesses geklärt und eine Budgetfreigabe vorhanden sein. Die Kosten für das Engagement eines Freelancers laufen klassischerweise nicht unter den Personalkosten, da es sich um den Einkauf einer Dienstleistung handelt.

Neben dem Budget spielen auch die organisatorischen Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle. Wird der Freelancer öfter vor Ort arbeiten, sollte er vor dem ersten Tag Arbeitsmaterialien, einen Schreibtisch und ggf. eine externe Mailadresse bekommen.

Dennoch kann es erforderlich sein, dass ein Freiberufler an Meetings vor Ort teilnimmt, um sich mit dem Team über Anforderungen, den Projektfortschritt oder einfach über fachliche Themen auszutauschen. Es ist in manchen Fällen gerechtfertigt, dass ein Freelancer an mehreren Tagen die Woche vor Ort arbeitet. Hier kann im Rahmen eines offenen Gesprächs meist eine unkomplizierte und pragmatische Lösung gefunden werden, mit der beide Seiten gut leben können. Pauschale Anforderungen an Freelancer im Rahmen von Servicezeiten sind jedoch nicht legitim. Dies könnte ein Indiz für die Scheinselbstständigkeit darstellen. Dieses Risiko kann jedoch durch eine klar definierte Leistungsbeschreibung im Freelancer-Vertrag aus dem Weg geräumt werden.

Im Rahmen der Beschäftigung eines Freelancers sind prinzipiell zwei Vertragskonstrukte möglich: der Dienstvertrag und der Werkvertrag. In der Regel wird mit dem Freelancer einen Dienstvertrag abgeschlossen:

Ist ein Freelancer im Rahmen eines Dienstvertrages im Einsatz, hat dieser einen Anspruch auf Vergütung dadurch, dass er seine Arbeitsleistung zur Verfügung stellt. Ein klassisches Beispiel ist ein SAP-Berater, der Unternehmen berät, oder ein Webentwickler, der in Absprache mit dem Kunden eine Website aufsetzen soll.

Was muss ich beim Abschluss eines Dienstvertrages beachten? Die gute Nachricht ist, dass der Abschluss von Dienstverträgen zu dem täglichen Brot der Freelancer gehört und auch die Erstellung kein Hexenwerk ist.

Folgende Aspekte sind im Dienstvertrag mit einem Freelancer zwingend zu berücksichtigen:

1. Aufgaben des Freelancers und Ziele des Projekts

Wichtigste Grundlage des Dienstvertrages ist die Leistungsbeschreibung, die im Idealfall bereits vor der Suche nach dem richtigen Freelancer für Ihr Projekt definiert wird. Eine konkrete und klar definierte Leistungsbeschreibung minimiert das unternehmerische Risiko und schafft auch vertraglich Transparenz über die Erwartungen gegenüber dem Freelancer. Es sollte auf jeden Fall im Freelancer-Vertrag die Hauptaufgabe (z.B. „Erstellung einer Homepage mit WordPress“) als auch die wesentlichen Unteraufgaben (z.B. „Integration eines Onlineshops“ oder „Erstellung von vier Unterseiten auf Basis bereits vorhandenen Marketingmaterials“) aufgelistet werden. Es lohnt sich, hier wirklich präzise zu sein, aber auch genug Spielraum zu lassen, sodass der Freelancer die Aufgaben durch seinen eigenen Lösungsweg bewerkstelligen kann.

2. Projektdauer und -umfang

Natürlich lässt sich gerade bei größeren Projekten nicht genau abschätzen, wie viel Zeit der Freelancer zur erfolgreichen Realisation des Projekts tatsächlich benötigen wird. Allerdings sollte ein erster Zeitrahmen zu Beginn des Projekts abgesteckt werden. Um das Risiko des Anscheins einer scheinselbstständigen Beschäftigung so gering wie möglich zu halten, sollten Zeiträume von max. 12 Monaten definiert und der Freelancer-Vertrag danach ggf. verlängert werden.

Neben der Projektdauer muss auch der Beauftragungsumfang genau festgelegt werden. Bei freiberuflichen Projekten gibt man diesen in der Regel in Personentagen (PT) an. Viele Freelancer arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Ist ein Freelancer also für Sie 2 Tage pro Woche über einen Zeitraum von 6 Monaten im Einsatz, liegt der Beauftragungsumfang bei ca. 50 Tagen (26 Wochen * 2 Tage = 52 Tage).

3. Vergütung im Freelancer-Vertrag

Die Vergütung gehört mit zu den wesentlichen Vertragsbestandteilen. Meistens wird diese durch einen “All-in” Stundensatz (exkl. USt.) angeben. „All-in“ bedeutet, dass Ihnen der Freelancer keine weiteren Rechnungen wie Spesen oder die Anreise zum Projektort berechnet. Es können hier auch abweichende Regelungen getroffen werden.

Es ist auch möglich, einen Tagessatz mit dem Freelancer zu vereinbaren, der meistens dem Achtfachen des Stundensatzes entspricht (1 Tag = 8 Stunden).

Darüber hinaus ist das Zahlungsziel zu beachten: Wann wird der Freelancer nach seiner Rechnungsstellung bezahlt? Ohne eigene Vereinbarung im Freelance-Vertrag gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

4. Geheimhaltungsklausel und Haftungsbeschränkung

Ein Freelancer bekommt unweigerlich einen Einblick in verschiedene Geschäftsbereiche und strategische Entscheidungen. Es empfiehlt sich daher, eine angepasste Verpflichtung zur Geheimhaltung über interne Informationen mit in den Vertrag zu integrieren.

Neben der Geheimhaltungsklausel solltest du auch eine Klausel zur Haftungsbeschränkung des Freelancers bei einfacher oder grober Fahrlässigkeit mit in den Vertrag aufnehmen.

Ein wesentlicher Vorteil in der Zusammenarbeit mit Freiberuflern gegenüber festangestellten Mitarbeitenden liegt in der hohen Flexibilität. So gibt es keine Kündigungsfristen. Du kannst theoretisch den Freelancer-Vertrag von heute auf morgen kündigen. Freelancer möchten sich, um unerwartete Verdienstausfälle zu kompensieren, bezüglich der Kündigung oft absichern. Deswegen kann vertraglich eine angemessene Stornierungsfrist von wenigen Personenstunden in Relation zur Projektlaufzeit vereinbart werden. Angemessen wären bei einer Projektlaufzeit von einem halben Jahr etwa 60 Personenstunden. Hier können Sie sich individuell mit dem Freelancer einigen.

Im Zusammenhang mit der Beschäftigung von freiberuflichen Experten ist insbesondere der Begriff der “Scheinselbstständigkeit” in den letzten Jahren sehr präsent und hat viele Unternehmen aus Unwissen und Bangen vor Strafen dazu bewegt, keine Freiberufler mehr einzusetzen und verstärkt auf Arbeitnehmerüberlassung auszuweichen. Beschäftigt man sich jedoch näher mit der Thematik, ist dies in vielen Fällen mehr als unbegründet.

Scheinselbständige Arbeitnehmer sind Freiberufler, die als Selbstständige auftreten, de facto aber wie ein Arbeitnehmer in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert sind. Sie sind also nur zum „Schein“ selbstständig. Dieses Dilemma lässt sich jedoch relativ einfach vermeiden. Neben einer klaren Leistungsbeschreibung und einem festgelegten Leistungszeitraum im Freelancer-Vertrag begünstigen folgende Merkmale eine „wahre“ Selbstständigkeit:

• Vergleichsweise hoher Stundensatz, der es dem Freelancer ermöglicht, für sich selbst Sorge zu tragen (z.B. für die Privatvorsorge und Freiberufler-Versicherung)
• Der Freiberufler sollte öffentlich als Selbstständiger auftreten (etwa Anmeldung in einem Freelancerportal, eigene Homepage, LinkedIn-Auftritt)
• Keine interne E-Mail-Adresse. Wenn der Freelancer eine Email-Adresse in Ihrem Unternehmen benötigt, benutzen Sie ein Format wie [email protected].
• Keine umfängliche Integration des Externen in die Unternehmensstruktur (z.B. keine Essenszuschüsse oder andere Benefits, die interne Mitarbeiter erhalten)
• Angemessene Projektlaufzeit (i.d.R. sollten Projekte die Laufzeit von einem Jahr nicht überschreiten)

Mehr zum Thema lesen Sie im Artikel Scheinselbstständigkeit – ein Thema für Auftraggeber und Auftragnehmer.

Wir möchten hier den Hinweis geben, dass wir alle Informationen zu Vertrags- und Rechtsfragen nach umfangreicher Recherche und besten Gewissen auf Grundlage unserer Erfahrung erstellt haben. Es kann jedoch keine umfassende Rechtsberatung mit einem ausgebildeten Juristen ersetzt werden.