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Eigenmanagement

Auch wenn Freiberufler und Selbstständige aus den unterschiedlichsten Gründen zu ihrem Status als Nichtangestellte gekommen sind – eines ist ihnen fast immer gemeinsam: Sie haben nicht irgendeine Tätigkeit gewählt, sondern eine Leidenschaft zum Beruf gemacht. Damit allein kommt allerdings niemand weiter, denn das Selbstmanagement ist für Selbstständige alltäglicher Bestandteil der Arbeit. Selbstdisziplin und Selbstmotivation sind unabdingbare Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausübung des Berufs.

Spaß an der Arbeit

Wurde der Beruf anfangs nach vorhandenen Interessen gewählt, so entpuppt sich der Alltag oft schon bald als weniger Spaß bringend. Mehrere Ursachen können zur Demotivation führen:

1. Das Honorar ist zu niedrig, damit ist der Gewinn zu gering.
2. Es werden viele schlecht bezahlte Aufträge angenommen, um die Kosten zu decken.
3. Die Aufträge liegen nicht in der eigenen Kernkompetenz.
4. Die eigene Positionierung auf dem Markt schwindet.
5. Marketingmaßnahmen zeigen keinen Erfolg.
6. Es gibt keine richtige Erfolgsstrategie.

Meist führt eine Kombination dieser Punkte zur mangelnden Selbstdisziplin – ein Teufelskreis hat begonnen. Denn ohne Selbstdisziplin keine Motivation und umgekehrt, ohne diese aber wiederum kein Streben nach Erfolg und eher eine Abwärts- als Aufwärtsorientierung.
Folgende Strategien sind bei der Selbstorganisation hinderlich und wenig effektiv:

– Es werden Allround-Leistungen angeboten, es gibt kein Alleinstellungsmerkmal.
– Die Verfügbarkeit des Selbstständigen ist immer gegeben.
– Die Leistung muss kostengünstig sein.

Die richtige Strategie bedeutet aber, dass sich ein Selbstständiger eine Marktnische sucht, er muss sich auf sein Fachgebiet spezialisieren. Es muss möglich sein, auch einmal „Nein“ zu einem Kunden zu sagen, denn der gute Ruf steht mit der Erbringung von Leistungen aus dem Bereich der Kernkompetenzen in Zusammenhang. Die Arbeit muss angemessen bezahlt sein – das Honorar muss so hoch ausfallen, dass genügend Zeit für die Leistungserfüllung vorhanden ist.
Um den Spaß an der Arbeit zu behalten oder wiederzuerlangen, müssen daher Ziele festgelegt werden – ein ganz wichtiger Punkt im Rahmen des Selbstmanagements.

Selbstmanagement zur Orientierung

Der Begriff des Managements kommt ursprünglich von der Bezeichnung für die Leitung eines Unternehmens. Bezogen auf den Selbstständigen oder Freiberufler ist damit die Fähigkeit gemeint, sich selbst zu motivieren, zu disziplinieren und Ziele fokussiert anzugehen. Wichtig in dem Zusammenhang ist die Kenntnis über die Grenzen der eigenen Belastbarkeit, denn die Arbeitssituation hat einen entscheidenden Einfluss auf Gesundheit und Lebensführung. Das Eigenmanagement hat damit zum Ziel, sich von inneren und äußeren Zwängen weitgehend frei zu halten. Grundfragen zu Ziel, Motivation, Perspektive und Selbstregulation müssen beantwortet werden.
Die Bestandsaufnahme der aktuellen Situation ist somit ein wichtiger Teil der Organisationsarbeit. Bedürfnisse und Interessen, Stärken und Schwächen sowie Werte und Ziele des Berufs sollen ausgearbeitet werden. Folgende Fragen helfen dabei:

1. Warum übe ich diese Tätigkeit aus?
2. Was will ich erreichen?
3. Bis wann will ich mein Ziel erreichen?
4. Welche Voraussetzungen habe ich?
5. Welche Fortbildungen sind hilfreich?
6. Können mich bestimmte Personen oder Unternehmen unterstützen?
7. Wie agiere ich innerhalb meines Netzwerkes?

Durch die Beantwortung dieser Fragen soll die Zielerkennung unterstützt werden, wobei es auch darum geht, die eigenen Ziele zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Unterteilt werden müssen die Ziele in kurz-, mittel- und langfristige Ziele, anhand der zeitlichen Einteilung bekommt das Alltagsgeschäft eine gewisse Richtung.

Motivierende Anreize schaffen

Das Selbstmanagement und die Selbstdisziplin sind entscheidend von Anreizen abhängig, denn wohl jeder stellt sich im Alltag einmal die Frage: Warum mache ich das eigentlich? Anreize können gute Arbeitsbedingungen sein, Belohnungen für erreichte Ziele und eine optimale Zusammenarbeit mit anderen Selbstständigen oder mit den eigenen Mitarbeitern.
In dem Zusammenhang sei auf die Selbstregulation hingewiesen. Dabei handelt es sich um die Fähigkeit, sich selbst Bedingungen zu stellen und eigene Bedürfnisse zu erfüllen. Damit einher gehen inneres Gleichgewicht und das für die Bewältigung des Alltags nötige Wohlbefinden. Körper und Geist, die soziale und technische Umwelt müssen dabei Hand in Hand gehen – eine gute Selbstregulation schließt die Veränderungen von individuellen Einstellungen und Anforderungen ein. Wichtig ist dabei, dass die Signale des eigenen Körpers wahrgenommen werden und dass entsprechend auf diese reagiert werden kann. Ein Beispiel dafür ist die bewusste Entspannung in Stresssituationen. Auch Selbstbelohnung, Kritikfähigkeit, eine gute Selbsteinschätzung bezüglich der eigenen Stärken und Schwächen, eine gute Zeiteinteilung und die Fähigkeit, „nein“ zu sagen, spielen hier mit hinein.
Selbstmanagement kann immer nur mit Selbstregulation einhergehen und diese wiederum ist davon abhängig, welche Anreize für ein bestimmtes Verhalten oder für eine Vorgehensweise überhaupt gegeben sind.

Prioritäten setzen und Zeitmanagement

Selbstständige sehen sich vielfältigen Aufgaben gegenüber, die im Laufe eines Tages erledigt werden wollen. Oft stellt sich allerdings das Gefühl ein, dass am Ende eines Tages nicht das Wichtigste geschafft wurde. Hier sollte die Selbstreflexion einsetzen: Ist es überhaupt realistisch, noch mehr zu schaffen? Wo lagen Zeitfresser? Welche Tätigkeiten hätten Vorrang gehabt?
Um Prioritäten zu setzen, muss – wieder einmal – zuerst ein Ziel formuliert werden. Ganz wichtig: ein Ziel! Dieses kann zwar in Etappenziele unterteilt werden, doch ein Selbstständiger darf nie das große Ganze aus den Augen verlieren. Systematisch muss es um die Erreichung dieses einen Ziels gehen, daher sind Prioritäten wichtig. Diese müssen für einen festen Zeitraum formuliert werden, zum Beispiel:
Das Ziel lautet, innerhalb von zwei Monaten mindestens zehn neue Kunden fest zu binden und sich bei der Laufkundschaft bekannter zu machen.
Priorität hat die Laufkundschaft, denn aus dieser werden feste Kunden. Das Tagesgeschäft mit den bereits vorhandenen Kunden muss natürlich ausgeübt werden, dennoch sollte ein großer Teil der Aufmerksamkeit in Marketingmaßnahmen fließen.
Nach zwei Monaten wird eine Bestandskontrolle gemacht: Wurde die vorgegebene Anzahl an Kunden gebunden? Wenn ja – sehr gut! Wenn nicht – warum? Was kann verbessert werden?
Im Rahmen der Festlegung von Prioritäten darf das Zeitmanagement nicht vergessen werden. Für bestimmte Tätigkeiten ist ein fester zeitlicher Rahmen vorgesehen. Dieser darf nicht zu eng gesteckt werden, andernfalls demotiviert das Nicht-Erreichen dieser Ziele in der vorgegebenen Frist erneut. Durch bisherige Erfahrungen ist es möglich, Zeitvorgaben realistisch festzusetzen.

Ziele aufsplitten

Wird als Ziel beispielsweise ein Gewinn in betraglich festgelegter Höhe gesetzt oder geht es um das Sammeln bestimmter Referenzen, kann die fehlende Überprüfbarkeit auf dem Weg zum Ziel demotivierend sein. Daher muss das große Gesamtziel in kleine Ziele aufgesplittet werden, sodass die Selbstmotivation durch das Erreichen der Etappenziele gestärkt wird. Diese kleinen Ziele werden dann wieder nach Prioritäten geordnet. Angewendet wird dafür die SMART-Methode, wobei die einzelnen Buchstaben für die folgenden Kriterien stehen:

S = spezifisch (Das Ziel muss konkret formuliert werden.)
M = messbar (Mit Zahlen und Fakten muss das Ziel bzw. dessen Erreichen überprüfbar sein.)
A = attraktiv (Das Ziel muss eine erreichbare Herausforderung darstellen, die belohnt wird.)
R = realistisch (Nur realistische Ziele sind sinnvoll, alle anderen sind unerreichbar.)
T = terminiert (Das Ziel muss in einer festgelegten Zeit zu erreichen sein.)

Alle Etappenziele und die Ergebnisse der Selbstreflexion müssen notiert werden. Schriftlich erfasste Aspekte lassen sich leichter überprüfen und managen. Aus den Ergebnissen werden neue Ziele, Aufgaben und Prioritäten abgeleitet, die ebenfalls wieder nach der genannten Methode abgearbeitet werden sollten. Hier kommt der psychologische Effekt zum Tragen: Kann ein Ziel von der Liste gestrichen werden, weil es vollständig erreicht worden ist, so wird dies als eine Art Belohnung empfunden. Die Selbstmotivation steigt, wenn Ziele erreicht worden sind. Im Prinzip ist dies mit der Konditionierung vergleichbar: Belohnung folgt auf das Erreichen eines Ziels, daher werden die Anstrengungen für das nächste Etappenziel verstärkt.

Selbstmanagement Methoden

Selbstmanagement könnte mit Selbstführung übersetzt werden – es geht darum, sich als Selbstständiger derart anzuleiten und zu motivieren, dass sämtliche Anstrengungen auf das Erreichen des Gesamtziels fokussiert sind. Eine wichtige Methode, das Eigenmanagement weiter voranzutreiben, ist daher die Entwicklung von Routinen. Hierbei zu berücksichtigen sind vor allem Entscheidungen, die – wenn auch unbewusst – zu mentalem Stress führen können. Entscheidungen sollten daher möglichst reduziert werden, was durch die Entwicklung täglicher Routinen möglich ist. Dies reduziert das Stresslevel enorm. Wenn zum Beispiel täglich ähnliche Aufgaben anstehen, sollten diese auch zur immer gleichen Zeit erledigt werden. Die Entscheidung, wann die (vielleicht ungeliebte) Tätigkeit durchgeführt werden sollte, wird so umgangen. Die Folge: Kein Stress entsteht und wichtige Aufgaben werden zuverlässig erledigt.
Des Weiteren ist wichtig, täglich einige Minuten in etwas zu investieren, was Spaß macht und interessant ist. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund der Stressbewältigung unverzichtbar. Echtes Interesse an einer Tätigkeit oder Aufgaben kann die Energiespeicher regelrecht auffüllen, was wiederum Kraft für weniger interessante Aufgaben gibt. Wer sich selbst besser organisieren möchte oder muss, ist auf Effektivität bei seiner Arbeit angewiesen. Diese wiederum wird gesteigert, wenn Spaß und Freude bringende Aufgaben für neue Energie gesorgt haben.

Stressbewältigung im Rahmen des Selbstmanagements

Neben den bereits erwähnten Aspekten gibt es noch weitere Möglichkeiten des Stressmanagements. So sollte eine To-do-Liste immer mit Angaben versehen werden, die das „Wo“ und das „Wann“ einer Aufgabe klären. Diese Liste sollte so detailliert wie möglich geschrieben werden, denn es ist ungeheuer befriedigend, Aufgaben abhaken zu können – und seien es nur solche, die ohnehin bloß wenige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Der psychologische Trick dahinter ist, dass das Auge die bereits weggestrichenen Aufgaben wahrnimmt und dem Gehirn suggeriert wird, dass doch bereits so viele Dinge erledigt wurden. Selbst für den Fall, dass noch auf der Liste befindliche Aufgaben zeitraubend oder kompliziert sind, werden diese motivierter angegangen, wenn die Mehrzahl der Tages- oder Etappenziele erreicht und weggestrichen worden ist.
Die gesamte Arbeit sollte nicht unter dem Aspekt betrachtet werden, dass sie unbedingt perfekt sein muss. Es kommt vielmehr auf den Fortschritt an. Unterschieden werden können hierbei zwei Denkweisen: „sei gut“ und „werde besser“. Die erstgenannte Variante bewirkt eine Erhöhung des Stresslevels, denn hierbei vergleicht sich die betreffende Person ständig mit anderen und erwartet von sich selbst, sofort perfekt zu sein. Stress und Unsicherheit sind die Folge. Bei der zweiten Strategie geht es darum, sich selbst mit bisher gezeigten Leistungen zu vergleichen und hier – hoffentlich – einen Fortschritt erkennen zu können. Wo steht die eigene Leistung im Vergleich zu gestern, voriger Woche, zum letzten Monat, zum vergangenen Jahr? Fehler sind normal und passieren, sie können auch nicht gänzlich umgangen werden. Das Bewusstsein über diesen Fakt hilft dabei, Stress zu reduzieren.

Selbstmanagement: Optimistisch oder pessimistisch angehen?

Es gibt auf der einen Seite die Optimisten, auf der anderen Seite die Pessimisten. Dies ist unter den Selbstständigen nicht anders. Sie versuchen, bei dem, was sie tun, Erfolg zu haben. Sie möchten den Gewinn maximieren und eine hohe Leistung bringen. Ökonomisch gesehen geht es auch darum, keine Gelegenheiten zu verpassen.
Die Pessimisten auf der anderen Seite möchten den Verlust minimieren, möchten die größtmögliche Sicherheit erfahren und wollen ihre Selbstständigkeit nicht verlieren. Dies ist die Vermeidungsmotivation, bei der der aktuelle Status gesichert werden soll. Beide Typen von Selbstständigen arbeiten unterschiedlich, wollen aber das gleiche Ziel erreichen. Die Annäherungsmotivation der Optimisten und die Vermeidungsmotivation der Pessimisten sind mit Eifer und Wachsamkeit verbunden. Wer sich auf seinen Optimismus oder seinen Pessimismus einlässt, wird allerdings große Erfolge erzielen. Wer gegen seine Natur ankämpft, verliert hingegen unnötig Energie und setzt sich einem andauernden Stress aus.


Selbstmanagement – eine Übersicht

Bestandteile des Selbstmanagements- Planung

- Motivation

- Organisation

- Zielsetzung
Sinn des Selbstmanagements- Ziele erreichen

- Entscheidungen bewusst treffen

- unnötige Entscheidungen vermeiden

- Stress reduzieren
Methoden- Zielsetzung

- Unterteilung der Ziele in Mikroziele

- Priorisierung
Prioritätensetzung- nach der ABC-Methode (A für sehr wichtig, B für weniger wichtig, C für aufschiebbar)

- Teilung der Ziele in "eilig" und "nicht eilig"

- nach der ALPEN-Methode (A für Aufschreiben, L für Länge abschätzen, P für Planung der Pufferzeit, E für Entscheidungen treffen, N für Nachkontrolle)
Motivation- Erfolge reflektieren

- Referenzliste anschauen

- Zeit für spezielle Interessen einplanen

- Routine aufbrechen

- Ziele verdeutlichen

- Perspektiven finden
Tools- auf altbewährte Tools setzen

- keine unnötig neuen Dinge ausprobieren, wenn die Zeit dafür nicht vorhanden ist
Trennung- Aufgaben und Termine müssen getrennt werden
Stressbewältigung- Entspannungstechniken nutzen

- Pausen einplanen

- Aufträge ablehnen

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