Wer selbständig ist, muss nicht nur sein eigentliches Talent optimal einsetzen, sondern sich darüber hinaus auch um Punkte wie Werbung ,Vertrieb, Kundenservice, Webseite-Pflege und Finanzen kümmern. Die Kunst besteht darin, sich nicht zu verzetteln und die einzelnen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten. Zum Glück gibt es einige gut funktionierende Theorien zum Selbstmanagement und die entsprechenden Tools für PC und Mac, die die Umsetzung in der Praxis erleichtern.

Zu den derzeit beliebtesten Selbstmanagement-Theorien gehört die Arbeitsmethode „Getting Things Done“. Sie geht auf den Amerikaner David Allen zurück und wird in seinem Werk „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ (auf Deutsch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) im Detail beschrieben. Auch der recht lange Wikipedia-Eintrag zum Thema bringt wertvolle Erkenntnisse.

„Getting Things Done“ in Kurzform

Der Kern der Methode besteht darin, den Organisationsprozess in fünf Phasen zu betrachten und diese nacheinander und konsequent abzuarbeiten. Die fünf Phasen sind:

1. Sammeln

Dazu gehören sämtliche Themen, Termine, Aufgaben, Projekte und Gedanken, die in Ihrem Kopf herumschwirren.

2. Verarbeiten

Hier werden die nächsten Schritte geplant und die gewünschten Ergebnisse formuliert. Was in zwei Minuten erledigt werden kann („Die Steuererklärung unterschreiben und abschicken.“) , wird sofort erledigt. Die großen Projekte („Mal eine Auszeit nehmen und auf dem Amazonas fahren.“) landen in einem eigenen Ordner zur Wiedervorlage und werden erst später in nächste Schritte untergliedert („Finanzierung planen, Haus vermieten, Reise buchen“ etc.). Alles was mit Blick auf die nähere Zukunft organisiert werden kann, landet direkt in der dritten Phase.

3. Organisieren

Hier werden Aufgaben in Aktionslisten zergliedert und in einfach zu erreichende nächste Schritte zerteilt. Daraus können konkrete Termine entstehen oder kleine Schritte, die sofort abgearbeitet werden können.

4. Durchsehen

Nicht alles lässt sich sofort erledigen. Einiges erfordert den Input von anderen und wieder anderes hat keine hohe Dringlichkeit, sondern gehört eher zur Klasse der großen Projekte aus Phase 2. Sich einen guten Überblick zu verschaffen, welche Dinge im Moment keine Priorität haben oder gerade nicht erledigt werden können, hilft dabei, zeitkritische Dinge schneller zu identifizieren und zu erledigen (Phase 5).

5. Erledigen

In dieser Phase werden die Dinge angepackt – oder aber final als unwichtig verworfen oder delegiert. Dabei kommt es besonders darauf an, zur richtigen Zeit die richtigen Dinge zu tun.

Hilfe durch Tools

Die GTD-Methode funktioniert mit Papier und Notizbuch (dem „Hipster-PDA“) aber auch am Computer. Zu einer Auswahl an Tools, die zum Selbstmanagement genutzt werden können, gibt es hier später einen weiteren Blog-Post. Und falls man sich als Selbständiger doch verzettelt, und dem Kunden dadurch einen größeren Schaden einbrockt, schützt eine Berufshaftpflichtversicherung maßgeschneidert für Selbstständige.