Selbstständige und Freiberufler sowie Führungskräfte im Angestelltenverhältnis haben zur Zeiterfassung keine „Stechuhr“ im Unternehmen. Sie müssen nicht ein- und auschecken, wenn Sie zur Arbeit kommen oder wieder gehen. Als Freiberuflerin sage ich dazu: „Zum Glück!“ Wobei man ja meistens doch länger arbeitet als gedacht. Weil man noch etwas Eiliges in einem Projekt vom Kunden erledigen möchte. Weil man gerade im Arbeitsfluss ist und diesen nicht unterbrechen möchte. Weil man dem Kunden den besten Service bieten möchte. Da wird schon mal eine Pause ausgelassen oder der Feierabend nach hinten verlegt. Nachtschicht ohne Zuschlag. Das kommt nicht selten vor. Aber dafür hat man ja auch ein paar berufliche Freiheiten, die man genießen kann. Eigenverantwortlich zu arbeiten ist das Beste, was ich mir vorstellen kann.

Doch wer achtet auf mich und meine Balance zwischen Arbeit und Freizeit? Das muss ich selbst tun. Kein Kunde ruft mich an und sagt mir: „Machen Sie doch mal Feierabend.“ Es gibt ein Projekt, und das muss fertig werden. Dafür wurde beispielsweise ein Pauschalpreis vereinbart. Vorher habe ich mir überlegt, was ich ins Angebot schreibe. Dabei habe ich in etwa abgeschätzt, wie lange ich brauche. Diese Schätzung habe ich mit meinem Stunden- oder Tagessatz abgeglichen. Nun läuft das Projekt. Mal geht es gut und es passt, mal braucht man doch länger.

Erfahrung mit der Zeit

Welchen Zeitrahmen soll man für zukünftige Projekte abschätzen? Wenn man zurück blickt, dann kommen einem viele Projekte sehr kurzweilig vor. Manchmal kann man sich gar nicht mehr genau daran erinnern, wie lange man daran gearbeitet hat.

Oder wie sieht es aus mit dem Zeitaufwand für Kommunikation? Wie lange spreche und maile ich mit einem Kunden, bis ich eine Stunde reine Arbeit am Projekt abrechnen kann? Meistens braucht man fast so lange zur Besprechung und Abstimmung wie zur Ausführung. Doch das wird oft schnell vergessen. Wie kann ich dieses „Vergessen“ verhindern? Mit einer Zeiterfassung. Freiwillig natürlich und nur für mich!

Ich nutze seit mehreren Jahren eine Software zur Zeiterfassung. Damit kann ich schnell mal nachschauen, wie lange ich im Durchschnitt an einem Blogartikel schreibe, wie lange ich an Änderungswünschen beim für eine Kunden-Website sitze und sogar welchen Aufwand meine eigene Buchhaltung erfordert. Besonders interessant: Wie lange die Redaktionsbesprechung und die (netten) Telefonate mit Kunden gedauert haben!

Zeiterfassung macht die zukünftige Planung übersichtlich

Nicht jeder ist ein Typ für die Zeiterfassung, auch Timetracking genannt. Nicht jeder Job eignet sich dafür. Ich setze jedoch konsequent auf Zeitmessung. Schließlich habe ich verschiedene Kunden und Projekte. Da verliert man sonst schnell die Übersicht. Doch auch für Angestellte kann eine freiwillige, persönliche Zeiterfassung sinnvoll sein. Nicht etwa als Nachweis oder Rechtfertigungsgrund für den Vorgesetzten, sondern um die Arbeit besser abschätzen und einteilen zu können. Damit man einfach mal weiß, womit man seinen Tag verbringt. Wo sind die Zeitfresser? Vielleicht gibt es ja auch Aufgaben, die einen so stark aufhalten, dass man nach besseren Lösungen suchen könnte?

Zeiterfassung motiviert

Manchmal vergeht die Arbeitszeit sehr schnell, manchmal zieht sie sich endlos in die Länge. Man hat nicht immer ein perfektes Zeitgefühl. Der Blick auf die Uhr: Erst so früh am Tag oder schon so spät? Wenn ich mir zu Arbeitsbeginn den vergangen Arbeitstag anschaue, kann ich übersichtlich erkennen, womit ich mich beschäftigt habe. Es kann sehr motivieren, sich die Zeitübersichten anzuschauen. Wenn ich mir eine Projektzeit vorgegeben habe, dann sehe ich mit einem Blick, wieviel (kalkulierte) Zeit noch übrig ist. Denn die Zeiterfassung zieht automatisch die schon gearbeitete Zeit ab. Sehr praktisch, finde ich.

image_egg_timer_white_v01_officeWie wähle ich das richtige Tool zur Zeiterfassung aus?

Das kommt darauf an, wo ich meine Zeiterfassung machen möchte. Sitze ich an einem Apple- oder an einem Windows-Computer? Habe ich ein Android oder iPhone? Bin ich vorwiegend am Rechner oder eher unterwegs? Daher kann man nicht von DEM richtigen Tool zur Zeiterfassung sprechen. Doch einen Punkt möchte ich noch vorweg ansprechen.

Datenschutz bei der Zeiterfassung

„Wieso“, werden sich jetzt einige fragen, „soll ich bei der Zeiterfassung, die ich nur für mich selber veranlasse, auf den Datenschutz achten?“ Besonders bei Freiberuflern und Selbstständigen ist oftmals ein NDA (Non Disclosure Agreement, also eine Geheimhaltungsvereinbarung) im Spiel. Sollten nun diese geheimen Projekte ausführlich bei einem cloudbasierten Anbieter dokumentiert werden, könnte es gefährlich werden. Muss nicht, aber könnte! Daher würde ich auf jeden Fall dazu raten, den Kundennamen oder Vertrauliches nicht im Klartext zu dokumentieren, sondern beispielsweise mit nichtssagenden Abkürzungen. Eine reine Vorsichtsmaßnahme, denn man weiß ja nie.

Ich bevorzuge Zeiterfassungs-Software, die ich auf meinem eigenen Computer installieren kann. Lokal installiert, lokal gespeichert. Damit bin ich auf der sicheren Seite, wenn ich meine Daten vor fremden Zugriff schütze. Denn darauf sollte ja jeder achten, der mit sensiblen Kundendaten umgeht.

Doch welche Tools zur Zeiterfassung gibt es? Der Markt ist wirklich sehr groß. Und so gibt es sehr gute Zeiterfassungs-Tools wie auch schlechte. Jeder hat im Detail andere Anforderungen. Daher ist es gar nicht so einfach, eine wirkliche Empfehlung auszusprechen. Hier also ein paar Links mit kurzer Beschreibung, was einen erwartet.

Lokale Zeiterfassung

timeEdition: Installation auf Mac, Windows und Linux sowie eine neuere Version als App (Android und iOS). Die lokale Installation (Downloadseite) auf dem Mac habe ich ständig in Gebrauch, ist also mein persönlicher Favorit. Für die iPhone/iPad App zahlt man zwischen 99 Cent und 2,99 Euro.

Zeiterfassung mit Installation auf eigenem Server

openTimetool: zum Download kostenlos verfügbar (GNU-Lizenz). Die Zeiterfassung läuft in aktuellen Browsern und ist plattformunabhängig (Windows, Mac, Linux). Sie bietet den Zugriff über mobile Geräte sowie den Export in PDF, CSV und individuelle OpenOffice Templates. openTimetool ist auf Englisch und Deutsch verfügbar.

Weitere Tools bei Sourceforge: Suchergebnisse nach Zeiterfassung

Webbasierte Zeiterfassung

Time & Bill bietet Online-Zeiterfassung, Zugriff über Browser und Smartphone (iPhone und Android). Die Software ist kostenlos für Einzelnutzer. Ein Export der Daten ist für Excel möglich. Support über Skype.

Weitere Tipps?

Welche Tools zur Zeiterfassung sind noch empfehlenswert? Ich freue mich auf Kommentare!

 

Nicole Y. JodeleitAutorin dieses Beitrags:

Nicole Y. Jodeleit ist Freiberuflerin für Online-Kommunikation und schreibt auf verschiedenen Corporate Blogs über unterschiedliche Themen. Auf dem eigenen Blog Auto-Diva hat sie ihr Interesse für Autos und Technik zur Passion gemacht.