„Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen“ (Eberhard v. Kuenheim). Und wie schaffen Sie es, zu den Schnellen zu gehören? Mit Projektmanagement!
Zur Lösung komplexer Aufgaben werden oft Spezialisten aus verschiedenen Bereichen in einem Projekt zusammengeführt. Die Arbeiten werden soweit möglich parallel und in direkter Kommunikation ausgeführt. Das spart Zeit und nutzt das vorhandene Know How im Unternehmen. Wichtig für den Erfolg eines Projektes ist dabei ein gutes Projektmanagement.

 

Tipps für gutes Projektmanagement!

  • Ziele festlegen
    Welches Ziel soll erreicht werden? Was soll das Projekt kosten? Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Strukturierung in Phasen
    Schritt für Schritt an das Detail heranarbeiten. Vieles ändert sich im Laufe der Zeit, deshalb macht es wenig Sinn, alle Lösungen von Anfang an bis ins kleinste Detail durchzuplanen.
  • Pläne erstellen
    Terminplan und Organigramm erstellen, aktuell halten und allen zugänglich machen. Was muss wer bis wann machen, Kapazitäten planen und Schnittstellen festlegen. Wenn klar ist, wer für was verantwortlich ist, wer zusammen arbeitet und wer wem weisungsbefugt ist, vermeiden Sie unnötige Konflikte.
  • Verzögerungen einplanen
    Nichts stresst das Projektteam mehr, als ein zu eng gestecktes Timing.
  • Zusammenführung des Projektteams
    Vor Beginn eines Projektes sollten alle Beteiligten zusammen kommen, um sich kennen zu lernen. In diesem Meeting werden auch die Ziele vorgestellt, Pläne abgestimmt, evtl. kritische Faktoren und Risiken besprochen und Notfallpläne erstellt. Das Projekt wird umso erfolgreicher, wenn Sie bei der Entwicklung des Konzeptes das ganze Team involvieren.
  • Regelmäßige Meetings fest einplanen
    Je nach Projekt sollte sich das Team mind. einmal pro Woche austauschen. Das kann persönlich, über Telefonkonferenzen oder Videochat erfolgen.
  • Planung, Überwachung und Koordination
    Der Projektleiter muss regelmäßig die Kosten und Zielerreichung, Arbeitsbedingungen, Motivation der Mitarbeiter und das Führungsverhalten überprüfen. So kann rechtzeitig optimiert oder eingegriffen werden.

 

Tools für Projektmanagement
Es gibt zahlreiche Angebote an PM-Software. Welche für Sie die Richtige ist, hängt unter anderem davon ab, was das Programm für Ihr Projekt können muss. Hier stellen wir drei PM-Tools vor:

  1. Redbooth: Der Fokus liegt auf der Team-Kommunikation. Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Dokumentation, Chat und Videokonferenzen sind möglich, sowie Up- und Download von Dokumenten. Kostenfrei mit Upgrade-Funktion. Auch als App verfügbar.
  2. Smartsheet: Interaktive Tabellen für Aufgaben- und Projektpläne im Marketing, Personalwesen und Vertrieb. Kostenlose Testversion, dann kostenpflichtig. Auch als App verfügbar.
  3. ActiveCollab: All-In-One-Lösung. Projektplanung, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, integriertes Invoicing, Reporting u.v.m.. Offene Programmierschnittschnelle, SDKs und Add-Ons. Auch ins eigene Netzwerk integrierbar. Kostenlose Testversion, dann kostenpflichtig.