Freiberufler, Selbstständige und Firmen bekommen tagtäglich viele E-Mails. Wichtig ist der Inhalt des Senders, die Aussage. Doch nicht ganz unwichtig sind auch die Absenderangaben nach den freundlichen Grüßen. Signaturen in geschäftlichen E-Mails sind aber eine Sache für sich. Später mehr zu den Pflichtangaben.
Signaturen stehen am Ende der elektronischen Nachricht und sollen etwas über den Sender aussagen. Doch manchmal bin ich wirklich erstaunt, was mir am Fuße der E-Mail präsentiert wird.
E-Mail ist virenfrei.
Von AVG überprüft – www.avg.de
Version: 2016.0.xxx / Virendatenbank: 4xxx/9xxx – Ausgabedatum: 28.02.2016
Diese E-Mail wurde von Avast Antivirus-Software auf Viren geprüft.
https://www.avast.com/antivirus
This email has been scanned by BullGuard antivirus protection.
For more info visit www.bullguard.com
Und nun? Soll ich denken: “Wow, der Absender achtet aber sehr auf seine Sicherheit. Er benutzt einen Virenscanner.” Entschuldigung, aber das imponiert mir gar nicht. Im Gegenteil. Ich finde es eher unangenehm, dass jemand eine Selbstverständlichkeit jeder E-Mail hinzufügt. Oder hinzufügen lässt. Denn meistens machen die Antiviren-Programme selber die Eintragungen am Ende der E-Mail.
Was spricht gegen eine Virus-Signatur am Ende der ausgehenden E-Mail?
Abgesehen davon, dass man (unfreiwillig?) Werbung für den eigenen Virenscanner macht, sollte es doch etabliert sein, dass man das eigene System schützt. So normal, wie man eine Schutzbrille bei Schweißarbeiten aufsetzt oder die Harke im Garten nicht mit den Zinken nach oben im Gras liegen lässt.
Eine Virus-Signatur ist mittlerweile nicht mehr aussagekräftig
Da auch ein Spammer oder Hacker seine E-Mails mit einer Virus-Signatur “verzieren” kann, sagt die Virus-Signatur nichts aus. Sie gibt keine Garantie, bescheinigt nichts und könnte sogar irreführend sein. So wie beim folgenden Beispiel.
E-Mail mit Krypto-Trojaner und Virus-Signatur
Den oberen Teil der E-Mail habe ich weggelassen. Dort stand, dass meine Rechnung im Anhang wäre.
Diese E-Mail ist demnach nicht im mindesten sicher und erst recht nicht frei von Viren oder Trojanern.
Wenn schon die Versender von Locky und anderer Schadsoftware die Virus-Signatur nutzen, was sagt sie dann noch aus? Nichts! Somit ist diese Angabe absolut verzichtbar.
Wie entfernt man die Signatur eines Anti-Virus-Programms?
Die Anbieter der Anti-Virus-Programme, die automatisch eine Signatur beifügen, haben meistens kein großes Interesse daran, dass die Virus-Signatur ausgeschaltet wird. So sind die Häkchen, die man setzen oder entfernen muss, meistens sehr tief in den Einstellungen verborgen. Man sollte nach “Einstellungen” und dann sinngemäß “Maileinstellungen” suchen. Notfalls die Hilfe-Bibliothek oder Support-Website zu Rate ziehen.
Was gehört in eine ordentliche Signatur für geschäftliche E-Mails?
Festgehalten haben wir schon: Keine Signatur vom Virenscanner. Aber eben auch keine sonstigen Hardware-Angaben. Ich denke dabei an “Gesendet von meinem iPhone” oder ähnliches. Es gibt wirklich wichtige Angaben, die in eine geschäftliche E-Mail hinein gehören.
Pflichtangaben für eine geschäftliche E-Mail
- Firmierung (der eingetragene Firmenname mit allen Zusätzen, sei es AG oder GmbH & Co. KG und so weiter).
- Freiberufler müssen Ihren kompletten Namen angeben, bei anderen Firmierungen sind alle Gesellschaftsverantwortlichen aufzuführen.
- Sitz der Gesellschaft (oder der Niederlassung) mit ladungsfähiger Anschrift.
- Registergericht oder sonstige Zugehörigkeiten (die auch im Impressum stehen müssen).
- Weitere Angaben sind freiwillig, werden aber heutzutage auch erwartet: Telefon- und Faxnummer, Abteilung, Website und Social Media Accounts.
- Nicht erforderlich ist eine Steuernummer oder USt.-ID. Diese Angabe (entweder … oder …) gehört in die Rechnung.
- Eine V-Card (angehängte digitale Visitenkarte) ist nicht ausreichend (und gilt mittlerweile als lästiger Anhang).
Alle Angaben nach bestem Wissen und ohne Gewähr, es können sich jederzeit gesetzliche Änderungen ergeben. Fragen Sie bitte den Rechtsberater Ihres Vertrauens für Einzelheiten und Ausnahmen.
Signaturtrenner in der E-Mail
Hier kommt es wieder darauf an, wie Ihr E-Mail-Programm eingestellt ist. Manche Webmailer oder Programme liefern eine ordentliche Signatur gleich mit. Bei anderen muss man die Signatur als Textdatei einrichten. Ich habe mal gelernt, dass eine ordentliche Signatur so aussieht: Bindestrich, Bindestrich, Leerzeichen, Zeilenumbruch. Danach kommen die Signaturangaben.
Bei der nicht mehr vorhandenen E-Mail-Netiquette macht das hingegen auch nichts mehr, dass die Signatur beim E-Mail-Ping-Pong sich mehrere Male immer wieder mit dran hängt. Siehe auch Goldene Regeln für schlechte E-Mails. Immer noch herrlich zu lesen, obwohl die Regeln teils von 1995 sind. Was nicht heißen soll, dass alles überholt wäre!
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Ihre/Eure Nicole Y. Jodeleit