Menschen machen Meetings, Meetings nerven Menschen. Gründer Hans-Martin Burr will das mit seiner Software symm für systemische und systematische Meeting-Planung ändern. Eine Gründerstory.

Symptom: Wenn Meetings und Workshops keine Folgen haben

tisch mit workshop utensilienAllzu oft reden wir in Business-Gesprächsrunden aneinander vorbei. Wir beäugen heimlich unsere Smartphones, gaukeln anderen Aufmerksamkeit vor. Und dann gehen wir am Ende ohne greifbares Ergebnis auseinander.

Oder nehmen wir das Beispiel besonderer Seminare und Workshops. Anlässe, die eigentlich inspirierend sind, bei denen es um Ideen und Strategien geht. Bei solchen Events brechen wir oft aus dem Business-Alltag aus. Das fühlt sich gut an. Wir entwickeln tolle Ideen – und stellen dann fest, dass sie im Arbeitsalltag versanden.

Mit einer Software namens symm will Gründer Hans-Martin Burr, ehemals langjähriger Chefredakteur, dem Meeting-Frust ein Ende bereiten. Das System soll dafür sorgen, dass in Meetings und Workshops Erarbeitetes im Alltag auch seine Wirkung entfaltet.

Diagnose: Die Transferqualität lässt zu wünschen übrig

Für seine neue Profession als systemischer Coach und Teamentwickler hatte Hans-Martin Burr zunächst Workshop-Designs entworfen, unter anderem für Meeting-Moderation.

Was ihn aber prinzipiell an solchen Veranstaltungen, auch aus eigener Erfahrung, störte:

Hans-Martin Burr
Hans-Martin Burr

„In Seminaren sind die Teilnehmer ganz engagiert, lernen viel, sind glücklich und zufrieden. Dann geht’s wieder zurück an den Schreibtisch und der schnöde Alltag mit seinen Routinen frisst die guten Vorsätze schneller wie ein ausgehungerter Wolfshund eine 800-Gramm-Dose Petspremium. Oder, fachlich ausgedrückt: Die Transferqualität lässt zu wünschen übrig.“

Wie also, so lautete seine Fragestellung, lassen sich die Lerninhalte in der Arbeitspraxis verankern? Bei der Antwort half ihm seine berufliche Vergangenheit als Chefredakteur verschiedener Testzeitschriften im Bereich Telekommunikation und IT: Ein schlanker, softwaregesteuerter Prozess könnte den Meetingablauf strukturieren.

Lösung: systemisches Meeting Managment

Mitarbeiter motiviert beim MeetingWas als ganz kleine Lösung begann, ist in einem dreijährigen Entwicklungsprozess zur einer Art Allzweckwaffe zur Meeting-Optimierung gereift. symm, das systemische und systematische Meeting Management, strukturiert den gesamten Meeting-Prozess von der Eingabe der Tagesordnungspunkte bis zur Maßnahmen-Nachverfolgung.

Wir haben uns mit Hans-Martin Burr über seine Idee und seinen bisherigen Weg als Gründer unterhalten.

Elevator Pitch. Wir fahren aber nur ein Stockwerk. Warum soll man sich mit symm beschäftigen?

„Lange und langweilige Meetings? Schlechte oder keine Ergebnisse? Frustrierte Mitarbeiter? symm!“

Du hast dich vom Chefredakteur zum Coach zum Software-Anbieter entwickelt. Warum?

„Der Softwareanbieter war überhaupt nicht geplant. Es ist einfach passiert. Natürlich war auch die Vergangenheit schuld: Wenn man jahrelang Software getestet, also auch kritisiert hat, dann will, nein dann muss man es besser machen.“

Also passt das Wort Software-Anbieter vielleicht gar nicht?

„Eigentlich nur halb. symm bietet eine Lösung, nämlich effiziente Meetings. Und je nach gelebter Unternehmenskultur sind begleitend zur Software-Einführung Schulung und Beratung nötig. Nicht im technischen Sinne, das Programm ist selbsterklärend, aber es rüttelt mit dem einen oder anderen Feature schon an der Firmenkultur. Und solch ein Kultur-Change sollte begleitet werden.“

Menschen machen Meetings, Meetings nerven Menschen. Woran liegt’s?

„Der noch junge Zweig der Meeting-Wissenschaften gibt mit seinen Studien und Forschungen klare Antworten: Schlecht vorbereitete Teilnehmer, keine klare im Vorhinein ausgeteilte Tagesordnung, die falschen Themen, die falschen Teilnehmer, kein sauberes Protokoll mit Aufgaben und Maßnahmen und keine Nachverfolgung. Es klingt verrückt: Gerade die leistungs- und zielorientierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter empfinden Meetings als zeitliche Schikane zwischen Ihnen und ihrem Tagesziel – je unproduktiver das Meeting, desto schlimmer. Oder positiv ausgedrückt: Effiziente Meetings mit klaren Ergebnissen werden sogar eher als positiv empfunden.“

Kann man das denn wirklich mit Software und Prozessen erreichen?

„Man kann. Allerdings nur, wenn geben und nehmen in der Balance ist. symm entlastet die Meetingleiter sofort von lästigen Organisationsarbeiten wie Mails verschicken, Dokumente archivieren und verteilen. Diese Zeit kann er in die Inhalte der Vorbereitung stecken. Und die Teilnehmer müssen bei der Eingabe eines Tagesordnungspunktes oder einer Projekt-Statusmeldung drei, vier Fragen zum Ziel des Themas und zur Vorbereitung beantworten. Diese wenige investierte Zeit kommt im Meeting allen mehrfach zugute.“

Was gefällt dir an der Entwicklung deiner Geschäftsidee bislang gut, was weniger?

„Wir freuen uns riesig über zunehmend positive Resonanz, vor allem auch von großen Unternehmen und sind echt froh, dass wir symm auch in einer englischsprachigen Version anbieten können. In jüngster Zeit haben wir auch einige Vorträge gehalten, in einer Uni und auf Kongressen der großen Projektmanagement-Vereinigungen (PMI, Prince 2) – die tolle Reaktionen auf unser Thema verblüffen uns regelrecht. Negativ? Meine Hausbank, bei der ich Kunde bin, seit ich dort am Weltspartag mein Sparschwein geschlachtet habe, und die die „Volks“-Verbundenheit sogar im Namen trägt, behandelt mich als Start-up-Unternehmer plötzlich wie ein lästiger Bittsteller.“

Welche Rolle spielen Investoren?

„Noch keine. Aber vielleicht bald. Wir könnten uns schon einen – möglichst strategischen – Investor vorstellen, der uns beim Wachstum nicht nur mit Kapital, sondern auch handfest z.B. im Personal-Recruiting, Gebäude-Management, etc. unterstützt. Ich scheue mich derzeit aber noch davor, so viel Zeit in die Suche zu investieren. Ich arbeite lieber am Produkt oder mit den Kunden.“

Deine Gründung liegt einige Zeit zurück – wie lange?

„Die GmbH gibt es jetzt seit einem knappen Jahr, die Entwicklung der Software startete schon vor rund drei Jahren. Vor knapp zwei Jahren stieß mein Partner und Freund Michael Hundsinger hinzu, der dem Produkt die Kompetenz und die Erweiterung in Richtung Meetings im Projektmanagement gab.“

Würdest du rückblickend etwas anders machen?

„Jetzt könnte man sagen: Alles viel geplanter angehen. Aber ich glaube, dann gäbe es heute symm nicht. Symm ist gewissermaßen generisch gewachsen, einfach aus dem Antrieb heraus, Dinge besser machen zu wollen. Vielleicht wie eine Zimmerpflanze, die man hegt und pflegt und gießt und umtopft und natürlich auch ab und zu die Blätter mit Bier herausputzt. Und wo man sich am Ende freut, was für ein tolles Gewächs da entstanden ist.“

Ende 2017 wirst du…?

„…gemeinsam mit meinen Partnern und einer schlanken, wachsenden Organisation erfolgreich beendet haben, wo wir derzeit mitten in der Startphase sind: eine sechsstellige Zahl an Mitarbeitern eines großen internationalen Konzerns mit symm zu – hoffen wir – beglücken.“

Bernhard JodeleitAutor dieses Beitrags:

Bernhard Jodeleit berät Unternehmen in Sachen Digitalstrategie, Online Marketing und Krisenkommunikation. Zudem beschäftigt er sich seit Jahren mit Entwicklung und sicherem Betrieb von Unternehmenswebsites und Content Marketing.