Warum der Projektauftakt für den Projekterfolg so wichtig ist und wie man diesen bestmöglich gestaltet.

Vermutlich kennt es jeder IT-Dienstleister aus seinem Alltag: Ein neues Kundenprojekt steht ins Haus, Zeitrahmen und Ziel sind abgesteckt und der Einkauf des Kunden möchte wieder einmal sehr genau wissen, was es am Ende alles kosten wird – und das natürlich, ohne den Projektscope im Detail zu kennen.

Wer standardisierte Produktbausteine anbieten kann, hat es hier ein ganzes Stück leichter, aus dem Stand heraus eine halbwegs genaue Summe zu nennen. Wer sich in Projekten jedoch am oberen Rande der Komplexität befindet (vgl. Stacey-Matrix) – bedingt durch technisches Neuland oder nur vage definierte Produktanforderungen, wird sich mit einer validen Aussage sehr schwer tun.

Erschwert wird der Umstand in der Regel auch dadurch, dass der Kunde Anforderungen und Ideen zwar meist formulieren kann, dabei aber oft Abhängigkeiten und Randbedingungen vergisst und verständlicherweise eine sehr eigene Sicht auf die Dinge besitzt. Man darf nie vergessen: Der Kunde ist Profi in dem, was er herstellt oder vertreibt. Und der IT-Dienstleister ist es in seiner Welt und sollte den Kunden bestmöglich unterstützen, in seinem Metier Profi zu bleiben.

Also, was tun?

Selbst ein umfangreiches Lastenheft oder eine endlose Anforderungsliste enthält nicht mehr als eine vage Formulierung aller Kundenwünsche – ohne auch nur annähernd auf Notwendigkeit, Priorität und Tiefe einzelner Features einzugehen (im Zweifel ist einem Kunden einfach immer alles wichtig!).

Deshalb sollte der Vorschlag an einen Kunden lauten, gemeinsam mit ihm die Anforderungen aufzunehmen, diese mit allen Stakeholdern abzustimmen und dabei deren Sichtweisen und Zielsetzungen in Bezug auf das zu entwickelnde Produkt zu definieren. Aus Erfahrung zeigt sich, dass der Kunde oft hier erst die Größe, Komplexität und Reichweite seines Projektes (auch für sich selbst) begreift und mit internen Spannungen und Differenzen zwischen Fachabteilungen konfrontiert wird. Sehr ratsam ist es, hierzu auch Experten für einzelne Bereiche hinzuzuziehen, die den Kunden im Bezug auf User Experience sowie technische oder kaufmännische Workflows beraten können. Nur sie haben einen oft heilenden Blick von außen auf die gesamte Projektkonstellation und können wertvolle Impulse für die Entscheidungsfindung liefern.

Schafft man es, in diesem Prozess große Bausteine des Projektes zu definieren (vgl. Epics) und deren Umfang in einen groben Rahmen zu fassen, lassen sich schon viel genauere Aussagen zum Aufwand treffen. Am Ende profitieren beide Seiten davon: Der Kunde weiß, was er wirklich möchte oder überhaupt benötigt – und vor allem, wie viel Zeit und Geld er dazu investieren muss. Der Dienstleister hat einen viel besseren Einblick in die Kundendomäne, versteht dessen Nöte, Sorgen und Pflichten und besitzt so die Möglichkeit, dem Kunden etwas wirklich Wertvolles zu liefern. Dieses schafft sowohl auf Kundenseite als auch im eigenen Hause ein gutes Stück Planungssicherheit und gegenseitiges Vertrauen als Basis für eine langfristige Zusammenarbeit.

Autor: Marco Kuhn