Digitale Events. Und was schief gehen kann.

12.07.2022 von Franz Kupfer

Kaum etwas hat die Eventbranche in den vergangenen Jahren so stark verändert wie die Corona-Krise. Kontaktverbote & Lockdowns haben für einen Digitalisierungsschub gesorgt und ganze Messen wurden in der Folge in den digitalen Raum verschoben. Inzwischen können Live-Events glücklicherweise wieder stattfinden, doch auch weiterhin sind digitale und hybride Veranstaltungsformate beliebt. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Eventformen und wo die Fallstricke liegen, lesen Sie hier.

Auf dem Schreibtisch steht ein Tablet, bei dem gerade eine Videoübertragung von vier Musikern stattfindet

Corona & die Digitalisierung in der Eventbranche

Viele Werbe- und Eventagenturen, etablierte Unternehmen und Start-ups veranstalten Live-Events, denn sie haben unschlagbare Vorteile: Der unmittelbare Kontakt und Austausch mit der Zielgruppe fördert ein nachhaltig positiver Unternehmensauftritt, stärkt Netzwerke und ermöglicht sogar Direkt-Verkäufe u.v.m.

Die Auflagen wie Abstands-, Teilnehmerzahl- und Hygienevorschriften, um die Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen, erschwerten in den vergangenen Monaten die Durchführung von Live-Events oder machten sie sogar unmöglich oder unrentabel. Deshalb sind die Veranstalter kreativ geworden und auf den digitalen Raum ausgewichen.

Die Alternativen: Digitale oder hybride Events

Anders als bei analogen Veranstaltungen nimmt bei digitalen Events die Zielgruppe von Zuhause, vom Arbeitsplatz oder sogar von unterwegs virtuell teil. Per Live-Stream werden einzelne Moderatoren, Gesprächsrunden oder eine Bühnenpräsentation übertragen; Interaktion kann zum Beispiel per Chat, Umfragen oder moderierte Sprechfunktionen gefördert werden.

Hybride Events sind reale Live-Veranstaltungen, ergänzt mit digitalen Technologien, zum Beispiel mit einem Live-Stream, mobile Apps, Social Media Postings, virtuelle Messestände u.v.m. Auf diese Weise sind hybride Events auch für Online-Teilnehmer zugänglich.

Praxisbeispiele dieser Eventformate reichen von Management-Workshops oder Yogastunden mit externem Coach, über Live-Konzerte etablierter Künstler bis hin zu eigentlich analogen Messen mit 15.000 Fachbesuchern. So sind zahlreiche neue, digital gestützte Veranstaltungen zum Teil aus der Krise heraus geboren – und diese haben auch heute noch Bestand:

Digital gestützte Events als Zukunftschance für Unternehmen & Veranstalter

Natürlich lassen sich nicht alle Eventeigenschaften 1 zu 1 mit denselben Vorteilen in ein digitales Format bringen. Doch hybride und digitale Events sind zukunftsfähig und erleben einen Boost durch ihre „eigenen“ Vorteile – eine Auswahl:

  • (Zeit-)Aufwand: Entfällt die Anreise zu einem physischen Event, sind Zeit und Reisekosten gespart. Auch weitere Kosten, etwa für Verpflegung, entfallen.
  • Flexibilität: Das Online-Setup erleichtert in vielen Bereichen kurzfristige Veränderungen des Programms, der Zielgruppenansprache oder der Themen.
  • Ansprache & Interaktivität: Mit kreativen und innovativen Digital-Ideen können Sie die Teilnehmer auch ohne Direktkontakt emotional ansprechen. Auch ist eine Live-Interaktion mit der Zielgruppe durch verschiedene Tools möglich. Dabei können Sie in der Regel sogar mehr Personen gleichzeitig oder nochmals im Nachgang ansprechen und Ihre Netzwerk umfangreicher ausbauen. Denn im Rahmen der Event-Anmeldung können Sie auch die Teilnehmer etwa für Ihren Newsletter gewinnen.

Apropos Teilnehmerdaten & Datensicherheit: Wo Chancen und Vorteile sind, sind auch Risiken.

Digitale Events & hybride Events: Die Risiken

Vorsicht, digitale und hybride Events bringen auch Risiken mit sich – hier einige Beispiele:

Event-Risiko #1: Haftpflicht-Schaden

  • Eine Eventagentur veröffentlicht versehentlich die E-Mail-Adressen von Teilnehmern an einer digitalen / hybriden Expertenrunde zum Thema Burnout. Die Kosten dieses Datenrechtsverstoßes belaufen sich auf 4.000 Euro.
  • Ein Eventveranstalter überträgt die Rede eines Referenten für ein Online-Event aus den eigenen Büroräumlichkeiten. Der Referent stolpert über ein unsachgemäß verlegtes Kabel und bricht sich den Unterarm. Der Haftpflichtanspruch beläuft sich auf 53.000 Euro.

Event-Risiko #2: Veranstaltungsausfall

  • Ein Agenturmitarbeiter bedient die Veranstaltungssoftware falsch, woraufhin ein Viertel der Teilnehmer keinen Ton hören kann. Der Veranstalter des digitalen Events muss die Teilnahmegebühren rückerstatten und Sponsoren erhalten anteilig Werbegelder zurück. Insgesamt entsteht ein Schaden von 28.000 Euro.

Event-Risiko #3: Schaden am Veranstaltungsequipment

  • Ein Kameramann stolpert und zerstört die 7.500 Euro teure Kamera, mit der ein digitales Event gestreamt und aufgezeichnet werden sollte.

Es gibt klassische Veranstaltungsversicherungen, die allerdings den zusätzlichen Risiken digitaler und hybrider Events nicht gerecht werden. Wir von Hiscox nutzen unsere Erfahrung im Umgang mit digitalen Risiken und bringen gemeinsam mit den Veranstaltungsversicherungsprofis von EventAssec einen zeitgemäßen Versicherungsschutz auf den Markt:

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Autor: Franz Kupfer, Product Head Professional Indemnity, D&O, Property & Event

ist Product Head Professional Indemnity, D&O, Property & Event und Experte für die Bereiche Gewerbliche Haftpflicht sowie Sach- und Event-Versicherung. Er hat 2012 bei Hiscox als Graduate Trainee seine Berufslaufbahn begonnen und ist nach Zwischenstationen bei anderen Multiline-Versicherern in Sydney und München seit 2020 wieder bei uns aktiv. Im Hiscox Blog gibt er Einblicke hinter die Kulissen und schreibt wissenswerte Beiträge über den Einzel- und Onlinehandel sowie über die Risiken von Selbstständigen und Unternehmen verschiedener Branchen.

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