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Steuer in der Selbstständigkeit

Schon vor dem Schritt in die Selbstständigkeit sollten sich Existenzgründer darüber informieren, welche Steuer Selbstständige zahlen müssen. Die wichtigsten Steuerarten für Selbstständige sind Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Lohnsteuer für Mitarbeiter. Nicht jeder Freiberufler oder selbstständig Tätige muss jede dieser Steuerarten zahlen. Es kommt auf die Rechtsform des Unternehmens, den Standort und den Erfolg der Firma an, welche Steuern in welcher Höhe gezahlt werden müssen. Dank zahlreicher Rechner und Hilfetools im Internet muss nicht unbedingt ein Steuerberater eingeschaltet werden, sondern der Unternehmer kann selbstständig Steuern und andere Belastungen ausrechnen.

Freiberuflich oder Gewerbe?

 

Um zu ermitteln, welche Steuern ein Selbstständiger zahlen muss, ist die Existenzgründung als Freiberufler oder als Gewerbetreibender entscheidend. §18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) regelt, welche Berufe als freiberuflich anzusehen sind:

  • Wissenschaftler
  • Künstler
  • Schriftsteller
  • nicht angestellte oder verbeamtete Lehrer und Erzieher
  • Allgemeinärzte, Fachärzte, Zahnärzte und Tierärzte
  • Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte
  • Ingenieure und Vermessungsingenieure
  • Architekten, die keine schlüsselfertigen Bauten erstellen
  • Handelschemiker
  • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte
  • beratende Volkswirte und Betriebswirte
  • vereidigte Buchprüfer
  • Heilpraktiker
  • Krankengymnasten
  • Journalisten und Bildberichterstatter
  • Dolmetscher und Übersetzer
  • Lotsen
  • Vermögensverwalter
  • Aufsichtsratsmitglieder
  • Testamentsvollstrecker

Alle anderen Unternehmer müssen für die Aufnahme des Geschäftsbetriebes ein Gewerbe anmelden. Allerdings trifft der Bundesfinanzhof (BFH) regelmäßig Entscheidungen über die Anerkennung einer freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit. Auf der Homepage www.bundesfinanzhof.de sind alle seit dem Jahr 2001 gefällten Urteile sowie die noch anhängigen Verfahren veröffentlicht, sodass sich Existenzgründer über die Rechtsform ihres Unternehmens informieren können.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler und Selbstständige benötigen eine Steuernummer. Das gilt auch dann, wenn es sich um einen Nebenerwerb handelt. Die Steuernummer wird bei dem zuständigen Finanzamt am Wohnort des Unternehmers beantragt. Die Steuernummer und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Geschäften mit ausländischen Kunden müssen auf jeder Rechnung des Unternehmens sowie im Impressum auf der Internetseite der Firma angegeben werden.

Die Finanzbehörden in Deutschland erteilen die Steuernummer auf schriftliche Anforderung. Der Steuerpflichtige muss einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Das zuständige Finanzamt verschickt den Fragebogen auf telefonische oder schriftliche Anfrage. Außerdem stellt das Bundesfinanzministerium hier den Fragebogen online zur Verfügung. Zusammen mit dem Fragebogen erhält der Antragsteller eine Ausfüllhilfe, sodass er die erforderlichen Angaben auch ohne Unterstützung eines Steuerberaters machen kann. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular muss ausgedruckt und per Post an das zuständige Finanzamt verschickt werden. Auch einen Onlineversand bieten die Finanzbehörden über das Portal www.elsteronline.de an.

Der Selbstständige muss zunächst seine persönlichen Daten angeben. Dazu gehört auch die persönliche Identifikationsnummer, die in Deutschland am 1. Juli 2007 eingeführt und allen Bundesbürgern schriftlich mitgeteilt wurde. Die Angabe der Identifikationsnummer in dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erleichtert den Finanzbeamten die Bearbeitung und beschleunigt in vielen Fällen die Vergabe der Steuernummer.

Um eine Steuernummer zu erhalten, muss der Antragsteller genau beschreiben, welche Art von Arbeit er ausübt. Anhand der Angaben überprüft das Finanzamt, ob es sich um eine freiberufliche Tätigkeit, um ein anmeldepflichtiges Gewerbe oder um eine Scheinselbstständigkeit handelt. Falls der Unternehmer mit der Zuordnung des Finanzamts nicht einverstanden ist, kann er gegen die Entscheidung Widerspruch einlegen oder versuchen, eine gerichtliche Entscheidung zu erhalten.

Selbstständige zahlen sowohl persönliche Steuern in Form von Einkommensteuer als auch Steuern für ihr Unternehmen, zum Beispiel Umsatzsteuer oder Lohnsteuer. Aus diesem Grund sieht der Fragebogen verschiedene Angaben für eventuelle Steuererstattungen vor. Der Steuerpflichtige kann angeben, ob sämtliche Erstattungen auf ein gemeinsames Bankkonto gehen sollen oder ob er die Einkommensteuerrückzahlung auf ein anderes Konto wünscht als die Erstattung der Betriebssteuern.

Neben den Angaben zu dem Unternehmen sieht der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auch Angaben zu voraussichtlichen Einkünften vor. Existenzgründer müssen die Einkünfte für das erste Geschäftsjahr schätzen. Dabei sollten die Schätzungen nicht zu hoch ausfallen, da das Finanzamt sonst einen Bescheid über vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen ausstellt. Diese Vorauszahlungen können ein Unternehmen finanziell stark belasten, falls die realen Umsätze erheblich niedriger ausfallen als gedacht. Außerdem hängt von den Umsatzzahlen ab, nach welcher Methode der Unternehmer seinen jährlichen Gewinn ermittelt. Auch hier fragt das Finanzamt nach der angewandten Methode:

  • Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
  • Bilanz
  • nach Durchschnittssätzen bei Landwirten und Forstwirten
  • sonstige Methode nach § 5a EStG

Freiberufler dürfen immer die Einnahmenüberschussrechnung anwenden, um ihren Jahresgewinn zu ermitteln. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen jedes Jahr eine Bilanz erstellen. Gewerbetreibende und Selbstständige haben bis zur Erreichung eines bestimmten Gewinns und hoher Umsatzzahlen die Wahl zwischen Bilanz und EÜR. Falls der Umsatz in einem Geschäftsjahr mehr als 500.000,00 Euro beträgt und der Gewinn bei über 50.000,00 Euro liegt, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden. Ansonsten kann sich der Unternehmer auch für die schneller und einfacher zu verfassende EÜR entscheiden.

Falls der Geschäftsinhaber auch als Arbeitgeber tätig ist und Angestellte beschäftigt, muss er Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Schon bei Beantragung der Steuernummer legen die Finanzbehörden fest, wie oft im Jahr die Lohnsteuer angemeldet und gezahlt werden muss. Falls die Höhe der Lohnsteuer im Jahr bei unter 1.080,00 Euro liegt, muss nur einmal jährlich eine Lohnsteueranmeldung erfolgen. Zahlt der Unternehmer mehr als 1.080,00 Euro Lohnsteuer pro Jahr, aber weniger als 4.000,00 Euro, reicht eine vierteljährliche Zahlung aus. Bei einem Lohnsteuerbetrag von mehr als 4.000,00 Euro im Jahr muss der Unternehmer jeden Monat an die Steuermeldung denken.

Ein wichtige Steuerart für Selbstständige ist die Umsatzsteuer. Liegt der Jahresumsatz bei unter 17.500,00 Euro, gilt eine Firma als Kleinunternehmen und muss keine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten. Der Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und er kann keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Entscheidet sich der Gründer eines neuen Betriebes dazu, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, kann er diese Absicht in dem Formular zur steuerlichen Erfassung bekannt geben. Der Verzicht lohnt sich vor allem für Existenzgründer, die in der Anfangsphase viele Ausgaben haben und daher mit hohen Vorsteuererstattungen rechnen können.

Plant ein Unternehmer, auch Geschäfte mit Kunden innerhalb der Europäischen Union (EU) abzuschließen, benötigt er neben seiner Steuernummer zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abgekürzt auch Umsatzsteuer-ID genannt. Existenzgründer können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zusammen mit ihrer Steuernummer bei dem zuständigen Finanzamt beantragen. Benötigt eine bereits bestehende Firma nachträglich eine Umsatzsteuer-ID, muss sie diese beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anfordern. Die Beantragung erfolgt online auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern unter www.bzst.de.

Als Selbstständiger Steuern sparen

Erzielt ein Selbstständiger einen Gewinn, muss er Einkommensteuer zahlen. Das Bundesministerium für Finanzen stellt auf seiner Homepage unter www.bmf-steuerrechner.de einen kostenlosen Rechner zur Berechnung der Einkommensteuer zur Verfügung. Die Höhe der Steuer richtet sich nach dem Jahresgewinn des Unternehmens und dem persönlichen Steuersatz des Selbstständigen oder Freiberuflers. Der Geschäftsinhaber kann die Höhe der Steuerlast senken, indem er alle notwendigen Betriebsausgaben ansetzt:

  • Firmenwagen
  • Arbeitszimmer oder Miete für ein Büro
  • Abschreibungen
  • Kosten zur Bewirtung von Geschäftsfreunden
  • Geschenke an Kunden und Mitarbeiter
  • Kosten für Werbematerial und Warenproben
  • Büromaterial
  • Telefonkosten
  • Ausgaben für einen Steuerberater oder Rechtsanwalt
  • Fahrtkosten für Kundenbesuche

Viele Selbstständige nutzen aus Kostengründen nur ein Fahrzeug, das sie sowohl beruflich als auch privat fahren. Das Finanzamt entscheidet anhand der Fahrzeugnutzung, ob es sich bei dem Wagen um Privatvermögen oder um Firmenvermögen handelt. Findet mehr als die Hälfte aller Fahrten aus betrieblichen Gründen statt, stellt der Firmenwagen einen Teil des Betriebsvermögens dar. Fährt der Unternehmer nur in zehn Prozent aller Fahrten zu einem Kunden oder Lieferanten und nutzt er den Pkw ansonsten privat, sieht die Finanzbehörde das Fahrzeug als Privatvermögen an. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % hat der Geschäftsinhaber die Wahl, ob er das Auto seinem Privatvermögen oder dem Firmenvermögen zuordnet. Bei einer Zuordnung zum Betriebsvermögen kann der Steuerpflichtige den Wagen abschreiben und die Ausgaben für Benzin oder Reparaturen als Betriebsausgaben ansetzen. Dabei erhöht jedoch der Anteil der Privatnutzung den Betriebsgewinn und sollte daher so niedrig wie möglich gehalten werden. Zur Ermittlung des Privatanteils kann der Firmeninhaber entweder ein Fahrtenbuch führen oder er setzt die sogenannte 1-%-Regelung ein, sofern der Wagen zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. In diesem Fall wird der private Anteil mit 1 % des Bruttolistenpreises berechnet.

Einige Selbstständige arbeiten von zu Hause aus, während andere Unternehmer ein Büro oder Geschäftsräume mieten. Die Miete stellt Betriebsausgaben dar und wirkt sich Gewinn mindernd aus. Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer hingegen sorgen regelmäßig für Diskussionen mit dem Finanzamt. Unternehmer, die ihrer Tätigkeit hauptsächlich vom Schreibtisch aus nachgehen, können die Kosten für das Arbeitszimmer voll absetzen. Das gilt auch für Selbstständige, die in ihren häuslichen Arbeitsräumen Angestellte beschäftigen oder Publikumsverkehr haben. Außendienstmitarbeiter müssen jedoch häufig nachweisen, wie viel Zeit sie an ihrem Schreibtisch verbringen und wie oft sie außer Haus tätig sind. Bei einer hohen Zahl an Kundenbesuchen kann der Finanzbeamte die Kosten für das Arbeitszimmer gar nicht oder nur zum Teil als Betriebsausgabe anerkennen.

Zu den Kosten für ein Arbeitszimmer zählen:

  • Miete beziehungsweise bei Eigenheimbesitzern die Gebäudeabschreibung
  • bei Immobilieneigentümern die Schuldzinsen für Darlehen, die zum Kauf, Bau oder zur Sanierung des Gebäudes oder der Eigentumswohnung verwendet werden
  • die anteiligen Kosten für Wasserverbrauch und Energie
  • Reinigungskosten
  • anteilige Grundsteuer
  • Müllabfuhrgebühren
  • Schornsteinfegergebühren
  • Beiträge zu Gebäudeversicherungen
  • Renovierungskosten
  • Aufwendungen für Tapeten, Teppiche, Gardinen, Lampen und andere Raumausstattungen

Durch Abschreibungen erkennt das Finanzamt an, dass Wirtschaftsgüter an Wert verlieren, wenn sie über einen längeren Zeitraum genutzt werden. Sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter haben bei ihrer Anschaffung nicht mehr als 410,00 Euro netto gekostet. Es muss sich um technische Geräte, Werkzeug, Kleinmöbel oder andere Betriebsausstattungen handeln, die eigenständig genutzt werden können. Der Unternehmer kann den Kaufpreis der geringwertigen Güter im Jahr des Kaufes in voller Höhe steuermindernd ansetzen.

Teurere Anschaffungen werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Es handelt sich steuerrechtlich um eine Absetzung für Abnutzung, abgekürzt AfA. Das Finanzministerium hat AfA-Tabellen erstellt, die auf der Internetseite http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/AfA-Tabellen/afa-tabellen.html veröffentlicht sind. Hier können Steuerpflichtige die Nutzungsdauer der meisten in deutschen Betrieben genutzten Anlagegüter ablesen. Obwohl es sich nicht um eine rechtsverbindliche Aufstellung handelt, nutzen Steuerberater, Unternehmen und das Finanzamt regelmäßig die Angaben, um die Abschreibungszeiträume zu ermitteln. Bei einer typischen Abnutzung wird die Wertminderung entweder linear, degressiv oder in einigen Fällen auch nach Leistungseinheiten berechnet. Kommt es bei einem Wirtschaftsgut durch ein unvorhergesehenes Ereignis zu einer untypischen Abnutzung, kann der Betrieb eine außerplanmäßige Abschreibung verlangen.

Wenn ein Betriebsinhaber seine Geschäftsfreunde zum Essen einlädt, kann er die Restaurantrechnung inklusive Trinkgeld und Garderobengebühr zu 70 % als Betriebsausgabe angeben. Lediglich die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zählt zu 100 % als Vorsteuer, sofern es sich bei dem Gastgeber nicht um einen Kleinunternehmer handelt. Die Rechnung des Lokals muss bestimmte Angaben enthalten, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Auch Geschenke an Kunden stellen bis zu einem Betrag von 35,00 Euro eine steuerlich anrechenbare Betriebsausgabe dar. Übersteigt der Nettowert beziehungsweise bei Kleinunternehmern der Bruttowert des Geschenks den Betrag von 35,00 Euro, kann die Ausgabe nicht geltend gemacht werden.

Gewerbesteuer bei selbstständiger Tätigkeit

 

Selbstständige, die ein Gewerbe angemeldet haben, müssen unter Umständen Gewerbesteuer zahlen. Die Höhe der Gewerbesteuersätze bestimmen die Gemeinden in Deutschland selbst. Durch die unterschiedlichen Hebesätze kann sich daher die Verlegung des Firmensitzes in eine Nachbargemeinde steuermindernd auswirken. Seit dem Jahr 2008 gilt die Gewerbesteuer nicht mehr als Betriebsausgabe, sondern muss als Privatentnahme verbucht werden.

Die örtliche Industrie-und Handelskammer (IHK) gibt den Gewerbetreibenden Auskünfte über die Höhe des Steuersatzes. Das Unternehmen muss den zu zahlenden Betrag vierteljährlich am 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. als Vorauszahlung an die Gemeinde überweisen oder per Lastschrift einziehen lassen. Zur Ermittlung der Gewerbesteuer muss das Unternehmen eine Gewerbesteuererklärung einreichen, aus der der Gewinn der Firma ermittelt wird. Nach Abzug des für das jeweilige Unternehmen geltenden Freibetrages wird der Gewerbeertrag mit einer festen Steuermesszahl multipliziert und der individuelle Hebesatz der Gemeinde angewandt. Reicht ein Betrieb die Gewerbesteuererklärung nicht rechtzeitig ein, wird die Höhe der Steuer aufgrund eines geschätzten Gewinns ermittelt.

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