Im Rahmen Ihrer Gründung müssen Sie sich auch mit dem Thema Steuer befassen. Hierbei werden Sie um den Bereich Umsatzsteuererklärung nicht herumkommen. Wann die Umsatzsteuer in einer Rechnung fällig ist, welche Ausnahmen es gibt, nützliche Infos zur Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung sowie Fakten zum Thema Umsatzsteuer & Ausland, erfahren Sie hier.

Wann sind Selbstständige umsatzsteuerpflichtig?

Steuern für SelbstständigeSobald Sie ein Unternehmen gründen oder als Freiberufler an den Start gehen und einen Umsatz von mehr als 17.500 Euro haben, sind Sie umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer, auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, wird auf fast jeden getätigten Umsatz fällig. Immer wenn Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie die Umsatzsteuer gesondert in der Rechnung ausweisen. Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. Daneben gibt es einen ermäßigten Satz von 7 Prozent.

Dieser gilt zum Beispiel für „kulturelle Güter“. Sofern Sie als Autor, Journalist oder Künstler tätig sind, weisen Sie diesen Satz auf Ihren Rechnungen aus. Außerdem gibt es noch eine Reihe weiterer Produkte und Dienstleistungen, für die der ermäßigte Satz gilt. Dazu zählen zum Beispiel Lebensmittel. Allerdings existieren nicht nur bei Essbarem zahlreiche (kuriose) Ausnahmen (Pilze und Trüffel, ohne Essig haltbar gemacht: 7 Prozent, mit Essig haltbar gemacht: 19 Prozent; Adventskränze aus Frischmaterial geflochten: 7 Prozent, aus Trockenpflanzen: 19 Prozent). Fälle wie diese werden regelmäßig in politischen Debatten über Steuervereinfachungen gebracht. Im Internet gibt es zahlreiche Umsatzsteuer Rechner. Selbstständige können hier die Umsatzsteuer sowie Brutto- (Betrag inkl. Umsatzsteuer) und  Nettobetrag (Betrag ohne Umsatzsteuer) ermitteln.

Kleinunternehmerregelung: Wann keine Umsatzsteuerpflicht besteht

Um Kleinunternehmer von bürokratischen Pflichten zu entlasten, wurde die Kleinunternehmerregelung geschaffen. Bei der Anmeldung Ihrer gewerblichen Tätigkeit beim Finanzamt geben Sie an, dass Sie sich auf diese Regelung berufen. Allerdings darf der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Sie können sich auch entscheiden, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Der Verzicht lohnt sich vor allem für Existenzgründer, die in der Anfangsphase viele Ausgaben haben und daher mit hohen Vorsteuererstattungen rechnen können.

Die Umsatzsteuer: Ein durchlaufender Posten

Für (fast) alle unternehmensbezogenen Einkäufe zahlen Sie Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer. Die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer führen Sie an das Finanzamt ab. Eingenommene Umsatzsteuer sollten Sie deshalb nicht als Ihr eigenes Geld betrachten. Sie nehmen es nur für das Finanzamt ein und leiten es – um die Vorsteuer gekürzt – weiter. Nicht umsonst wird von einem durchlaufenden Posten gesprochen. Übrigens: Sofern Sie eine größere Investition über mehrere Jahre abschreiben, also etwa einen Computer für 1000 Euro, können Sie die Umsatzsteuer dafür sofort als Vorsteuer geltend machen.

Wenn Sie mehr Vorsteuer ausgegeben als eingenommen haben, ist es sogar möglich, dass das Finanzamt Ihnen diese Differenz überweist. Wenn das allerdings dauerhaft passiert, heißt das, dass Sie mehr ausgeben als einnehmen. Während der Aufbauphase einer unternehmerischen Tätigkeit ist das ganz normal. Auf Dauer allerdings macht das Finanzamt dabei nicht mit.

Umsatzsteuererklärung: Welches Formular Selbstständige ausfüllen müssen

Die Umsatzsteuererklärung müssen Sie jährlich für ein Kalenderjahr einreichen. Sie können die Umsatzsteuererklärung online einreichen – bei Elster, dem Internetportal des Finanzamts. Dort finden Sie das Umsatzsteuererklärung-Formular sowie das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular. Hier tragen Sie die eingenommene Umsatzsteuer sowie die bezahlte Vorsteuer ein.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Neben der jährlich fälligen Umsatzsteuererklärung müssen Sie auch Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Die zu zahlende Umsatzsteuer führen Sie monatlich oder vierteljährlich an das Finanzamt ab. Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) § 18  ist die Höhe der Steuer des vorangegangen Kalenderjahrs ausschlaggebend: So heißt es im Gesetz: „Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7 500 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1 000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.“

Umsatzsteuer: Ausland-Geschäfte mit besonderen Regelungen

Wenn es um den Transfer von Waren und Diensten ins Ausland geht, sind die Regeln etwas komplizierter. Hinzu kommt eine Fülle von Ausnahmen und Besonderheiten zur Umsatzsteuer / Ausland. Im Zweifelsfall sollten Sie deshalb immer auf die kompetente Hilfe eines Steuerberaters setzen.

Unter anderem ist ein wichtiger Punkt, dass Dienstleistungen – wie zum Beispiel IT Dienstleistungen – die für ein Unternehmen im EU-Ausland erbracht werden, so behandelt werden, als seien sie dort ausgeführt worden. Deshalb unterliegen sie nicht den deutschen Umsatzsteuergesetzen. Solche Umsätze sind „nicht steuerbar“: Sie erheben keine Steuern, müssen die Umsätze jedoch in der Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung angeben. Der Kunde ist in der Regel für diese Leistung umsatzsteuerpflichtig: Er meldet das Geschäft seiner Finanzbehörde und zahlt die entsprechende Umsatzsteuer. Dieses Verfahren heißt auch Reverse-Charge-Verfahren. Auf diese Steuerpflicht müssen Sie Ihre Kunden hinweisen.

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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die so genannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) soll den recht komplexen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der europäischen Union erleichtern.

Benötigt wird sie zum Informationsaustausch zwischen den Mitgliedsstaaten der EU. Durch die USt-IdNr. soll festgestellt werden, ob die umsatzsteuerlichen Regelungen im europäischen Binnenmarkt eingehalten werden – beispielsweise bei innergemeinschaftlicher Lieferungen. Falls Sie sich fragen: „Wo steht die Umsatzsteuer ID?“: Die Nummer wird auf Antrag kostenlos vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt.

Über die Umsatzsteuer hinaus gibt es weitere wichtige Steuerarten für Selbstständige. Erfahren Sie hier mehr über die verschiedenen Arten, Pflichten und Co. in unserem Blogbeitrag Steuerwissen: Steuern für Selbstständige.