Buchhaltung für Selbstständige: Wichtige Tipps ▷ Hiscox

Inhaltsverzeichnis

Was ist Buchhaltung?

Kleinunternehmerregelungen bei Steuern

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen

Einfache Buchführung und Einnahmeüberschussrechnung

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und doppelte Buchführung

Buchungssätze

Buchhaltung

Gerade erst selbstständig gemacht und schon kommt Post vom Finanzamt. Damit müssen Existenzgründer rechnen, sobald sie den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt haben. Die Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler ist für junge Unternehmer aber schnell zu lernen, wenn sie einige Punkte beachten und sich über die entscheidenden Themen gut informieren.

Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung einer Firma ist ein Bestandteil des Rechnungswesens, mit dem Geldfluss und Warenfluss eines Unternehmens verbucht und überwacht werden. Im Rahmen der Buchhaltung werden die Bücher des Betriebes geführt, der Gewinn ermittelt und alle finanziellen Veränderungen dokumentiert. Bei kleinen Unternehmen ist häufig nur eine Person oder ein Steuerberater mit der Buchhaltung beschäftigt. Bei großen Firmen wird die Buchhaltung in mehrere Bereiche aufgeteilt, die von verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern bearbeitet werden. So verbucht der Lohnbuchhalter alle Gehaltszahlungen, während die Anlagenbuchhaltung das Anlagevermögen verwaltet. Forderungen gegenüber Kunden werden in der Debitorenbuchhaltung nachgehalten und die Kreditorenbuchhaltung verbucht die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten. In der Finanzbuchhaltung, abgekürzt auch Fibu genannt, erfolgt die Verbuchung aller finanziellen Transaktionen. Anhand der Ergebnisse der Finanzbuchhaltung erstellen die Unternehmen ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowie die Bilanz. Außerdem dienen die ermittelten Ergebnisse der Preiskalkulation, sie helfen bei der Liquiditätsplanung oder bei der Entscheidung über Investitionen und sie stellen die Grundlage für innerbetriebliche Kontrollmaßnahmen dar.

Buchhaltungssoftware – Die kostengünstige Alternative zum Buchhalter

Neu gegründete Unternehmen oder Selbstständige müssen keinen Buchhalter einstellen, um die erforderlichen Aufgaben zu erledigen. Es gibt zahlreiche Angebote für Buchhaltungssoftware, die als CD oder zum Download erhältlich ist. Zu den bekanntesten Anbietern gehören Lexware , Sage, MS-Buchhalter, Datev und die ZDF-Sendung Wiso. Die Software dieser Unternehmen eignet sich vor allem für Selbstständige und Kleinunternehmer, die ihre Buchführung alleine erledigen möchten. Häufig kann die Software für einen begrenzten Zeitraum kostenlos getestet werden oder der Download ist frei möglich. Anschließend muss der Nutzer jedoch eine monatliche Gebühr für die Software zahlen oder er ist verpflichtet, die Lizenz gegen eine Einmalzahlung zu erwerben. Oft enthält die Buchhaltungssoftware eine Datev-Schnittstelle, über die die Daten an einen Steuerberater weitergeleitet werden können. Falls ein Unternehmer die Einkommensteuererklärung nicht selbst erstellen möchte, die übrigen Buchhaltungsaufgaben jedoch alleine erledigt, empfiehlt sich die Wahl einer Software mit einer Datev-Schnittstelle.

Im Internet finden sich außerdem spezielle Steuerrechner, mit denen die Unternehmer viele Berechnungen vornehmen können. Diese Rechner können in der Regel kostenlos genutzt werden. Für Selbstständige und Kleinunternehmer sind vor allem diese Berechnungen wichtig, die sie mithilfe der Rechner selbst ausführen können:

Die Kleinunternehmerregelung

Der Gesetzgeber hat in § 19 Umsatzsteuergesetz einige Erleichterungen beschlossen, um kleinen Unternehmen den Alltag zu vereinfachen. Diese Erleichterungen betreffen den Umgang mit der Umsatzsteuer. Um als Kleinunternehmen zu gelten, darf eine Firma bestimmte Umsatzgrenzen pro Jahr nicht überschreiten. Um auch Existenzgründern die Vorteile der Kleinunternehmerregelung zu ermöglichen, verlangt das Finanzamt eine Schätzung der Umsätze für das Jahr der Firmengründung und für das folgende Geschäftsjahr. Auch wenn der Betrieb im Laufe eines Jahres gegründet wurde, muss der Unternehmer seine Umsätze für zwölf Monate schätzen. Dazu schickt das Finanzamt Gewerbetreibenden nach der Anmeldung des Gewerbes bei dem zuständigen Gewerbeamt einen Fragebogen zu. Selbstständige und Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, müssen sich selbst an das Finanzamt wenden und um Aushändigung oder Zusendung des Fragebogens bitten.

Umsatzgrenzen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung

Bei der Schätzung des Jahresumsatzes muss ein Unternehmer beachten, dass es sich um die Bruttoumsätze handelt. Erwartet zum Beispiel ein Existenzgründer einen Umsatz von 1.000 Euro im Monat, muss er 19 % Mehrwertsteuer auf den Umsatz hinzurechnen. Somit ergibt sich ein Bruttoumsatz von 1.190 Euro beziehungsweise ein Jahresumsatz von 14.280 Euro. Mit diesem Umsatz liegt der Betrieb unterhalb der Grenze von 17.500 Euro, die für Kleinunternehmen im Jahr der Gründung gilt. Für das zweite Geschäftsjahr gilt eine Höchstgrenze von 50.000 Euro. Auch wenn die Umsätze auf bis zu 3.500 Euro pro Monat steigen sollten, ergibt sich daraus ein Bruttojahresumsatz von 49.980 Euro und das Unternehmen muss weiterhin keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Aus diesem Grund dürfen die Rechnungen von Kleinunternehmen auch keinen Betrag oder Prozentsatz für die Umsatzsteuer ausweisen.

Vorsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung als Kleinunternehmer

Für den Kleinunternehmer entfällt die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung, wodurch er Zeit und Arbeit spart. Gleichzeitig darf der Existenzgründer aber auch keine Vorsteuer abziehen, die er mit den Rechnungen seiner Lieferanten bezahlt hat. Vor allem bei der Neugründung einer Firma fallen jedoch häufig hohe Kosten an, weil die Ladeneinrichtung, Maschinen, Computer, Schreibtische, Büromaterial, Lampen und andere Gegenstände gekauft werden müssen. Für die Einkäufe muss der Betrieb Umsatzsteuer an die Verkäufer und Lieferanten zahlen. Diese Steuern können als Vorsteuer geltend gemacht werden, falls die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen wird. Verzichtet ein Existenzgründer auf die Kleinunternehmerregelung, muss er jedoch beachten, dass er für die nächsten fünf Jahre Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, bevor er die Regelung erneut in Anspruch nehmen kann. Trotzdem kann sich der Aufwand lohnen, da die Vorsteuer und die abzuführende Umsatzsteuer gegeneinander aufgerechnet werden. Bei hohen Ausgaben kann sich ein Guthaben für den Unternehmer ergeben, das er vom Finanzamt ausgezahlt bekommt.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen

Die Art der Buchführung ist in Deutschland in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) festgehalten. Dabei handelt es sich sowohl um feste als auch um umgeschriebene Regelungen, die alle Bereiche der Buchhaltung und der Bilanzierung eines Unternehmens betreffen. Jeder Unternehmer muss dafür sorgen, dass die Buchführung seines Betriebes ordnungsgemäß erledigt wird, wobei er sich die erforderlichen Kenntnisse auch selbst aneignen kann. Durch die sachgerechte Führung der Geschäftsbücher legt ein Unternehmen Dritten gegenüber die finanzielle Lage der Firma offen. Dazu muss es zu jeder Buchung einen Beleg geben und die Einträge in den Büchern dürfen nicht mit einem Bleistift erfolgen. Jeder Eintrag muss inklusive seiner Änderungen klar zu erkennen sein und es dürfen keine Buchungen unkenntlich gemacht werden. Die einzelnen Eintragungen müssen zeitgerecht erfolgen und vollständig und richtig sein. Die Unterlagen müssen ja nach Art für eine Frist von sechs Jahren beziehungsweise zehn Jahren aufbewahrt werden.

Einfache Buchführung und Einnahmenüberschussrechnung

Jedes Unternehmen in Deutschland ist zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet, durch die das Finanzamt den Gewinn ermitteln und so die Steuern für die Firma festsetzen kann. § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes regelt die einfache Buchführung. Der Paragraph betrifft Nichtkaufleute, die auch nicht im Handelsregister eingetragen sind, und deren Gewinn weniger als 50.000 Euro im Jahr sowie deren Jahresumsatz weniger als 500.000 Euro beträgt. Freiberufler dürfen immer die vereinfachte Buchführung anwenden, unabhängig von Umsatz oder Gewinn pro Jahr. Vereinfachte Buchführung bedeutet, dass der Unternehmer seinen Gewinn durch eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) ermitteln darf. Dazu werden das ganze Jahr über die Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgelistet und anschließend der Gewinn beziehungsweise der Verlust ermittelt. Die Aufstellung der einzelnen Positionen kann zum Beispiel über eine Exceltabelle oder in einem Kassenbuch erfolgen. Ein Kassenbuch ist auch als kostenlose Softwareversion erhältlich, zum Beispiel unter https://www.fgs-ltd.com/de/kassenbuch/download.html. Der Unternehmer trägt in der Tabelle oder dem Kassenbuch alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres nach Datum sortiert ein. Die entsprechenden Belege müssen gesammelt und der Einnahmenüberschussrechnung beigelegt werden. Es empfiehlt sich, die einzelnen Beträge sofort einzutragen, sobald Einnahmen oder Ausgaben entstehen. So wird am Ende des Jahres nichts vergessen und der Geschäftsinhaber erhält einen laufenden Überblick über seine Finanzen. Am Jahresende werden die Beträge addiert und der Unternehmer sieht, ob er einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat. Ab einer Betriebseinnahme von mehr als 17.500 Euro im Jahr muss zwingend das Formular EÜR der Finanzbehörden verwendet werden, um den Gewinn beziehungsweise den Verlust zu ermitteln. Dieses Formular ist Bestandteil der Einkommensteuererklärung und wird den Steuerpflichtigen zusammen mit einer Ausfüllanleitung ausgehändigt.

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und doppelte Buchführung

Unternehmen in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft (AG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Offenen Handelsgesellschaft (OHG) müssen den Betriebsgewinn im Rahmen ihres Jahresabschlusses mithilfe einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und einer Bilanz ermitteln. Auch Gewerbetreibende ohne Eintrag ins Handelsregister, aber mit einem jährlichen Gewinn von mehr als 50.000 Euro und einem höheren Umsatz als 500.000 Euro zählen zu diesem Kreis. Diese Kaufleute sind außerdem dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben durch eine doppelte Buchführung zu erfassen. Die doppelte Buchführung ist aufwendiger als die einfache Buchführung und erfordert mehr Zeit und Fachwissen. Diese Art der Finanzbuchhaltung geht davon aus, dass zu jeder Buchung eine Gegenbuchung gehört. Die Buchhalter buchen immer Soll an Haben, womit die beiden Seiten eines Buchungskontos gemeint sind. Die Konten heißen auch Bestandskonten und sie werden in Aktivkonten und Passivkonten unterteilt. Ein Aktivkonto weist das Vermögen eines Unternehmens aus, das aus einer Immobilie, Maschinen, dem Fuhrpark der Firma oder dem Kassenbestand besteht. Dieses Firmenvermögen wird auch als Aktiva bezeichnet. Das Gegenkonto ist das Passivkonto, auf dem die Finanzierung und die Mittelherkunft des Unternehmens verbucht werden. Dazu zählen das Eigenkapital, Bankschulden, Hypotheken oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Diese Posten bilden die Passiva einer Firma. Der Anfangsbestand eines Aktivkontos steht auf der Sollseite, ebenso wie alle Zugänge. Auf der Habenseite finden sich die Abgänge sowie der Saldo des Aktivkontos. Buchungen auf einem Passivkonto erfolgen genau umgekehrt. Hier steht der Anfangsbestand auf der Habenseite, dort werden auch die Zugänge verbucht. Auf der Sollseite des Passivkontos sind der Saldo und alle Abgänge zu finden.

Buchungssätze

Im Rahmen der doppelten Buchführung erfolgen Buchungsanweisungen durch die Buchhaltung einer Firma. Dazu nimmt sich der Buchhalter jeden Beleg vor und vermerkt schriftlich, auf welche Konten der ausgewiesene Betrag gebucht werden soll. Dieser Vermerk wird auch als Buchungssatz bezeichnet und der Vorgang heißt Kontierung. Es müssen mindestens zwei Konten angesprochen werden. So lautet zum Beispiel der Buchungssatz, wenn der Betrieb Waren im Wert von 1.000 Euro von einem Kleinunternehmer kauft und per Überweisung bezahlt: Waren an Bank 1.000 Euro. Bei vielen Geschäftsvorfällen müssen mehrere Buchungskonten angesprochen werden, beispielsweise wenn Umsatzsteuer anfällt. Dann reicht ein einfacher Buchungssatz wie in dem Beispiel nicht aus und der Buchhalter muss einen zusammengesetzten Buchungssatz erstellen. Wird die Ware bei einem Handelsunternehmen gekauft, das in seiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist, muss der Buchungssatz lauten: Waren 1.000 Euro und Vorsteuer 190 Euro an Bank 1.190 Euro.

Kein Selbstständiger oder Einzelunternehmer muss an der Buchhaltung verzweifeln, auch wenn sie eine Belastung darstellt. Im Internet, aber auch bei der örtlichen Volkshochschule (VHS) oder der Industrie- und Handelskammer (IHK) können Kurse zur Finanzbuchhaltung belegt werden. Auf YouTube finden sich ebenfalls viele Lehrvideos, die die Buchhaltung einfach und nachvollziehbar erklären. Falls ein Unternehmer eine Buchhaltungssoftware kauft oder einen Steuerberater einschaltet, kann er die Kosten für diese Hilfen von der Steuer absetzen.