Damit die Steuererklärung bei Selbstständigkeit reibungslos gelingt, ist es hilfreich die Buchhaltung im Griff zu haben. Folgende Vorarbeiten können Sie erledigen:
1. Bilanz oder Einnahmen-Überschussrechnung?
Folgende Unternehmer dürfen eine Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG erstellen:
- Gewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz kleiner als 600.000 Euro und jährlicher Gewinn weniger als 60.000 Euro beträgt. Sie dürfen nicht nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung verpflichtet sein (z. B. HGB)
- Eingetragene Kaufleute, deren Umsätze und Gewinne unter den genannten Schwellenwerten liegen
- Unternehmer, wie Einzelunternehmer oder die GbR, die nicht im Handelsregister eingetragen sind
- Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn
Gewerbetreibende, die die genannten Bedingungen nicht erfüllen, sind zur doppelten Buchführung und damit zur Erstellung einer Bilanz nach § 141 Abgabenordnung verpflichtet. Ob die Erstellung einer Bilanz oder einer Einnahmen-Überschussrechnung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab: Kleine Unternehmen ohne umfangreiches Anlage- und Umlaufvermögen profitieren von der Einnahmen-Überschussrechnung als einfache und kostengünstige Variante zur Gewinnermittlung. Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto steuerlich attraktiver ist auf lange Sicht die Bilanz in der Steuererklärung bei Selbstständigkeit.
2. Belege sammeln
Für die Steuererklärung als Selbstständiger ist es wichtig, sämtliche relevanten Belege zu sammeln. Dazu zählen typischerweise Lieferscheine, Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Quittungen für Barzahlungen, Überweisungsbelege, Tankbelege, Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen.
3. Dokumente ablegen
Es empfiehlt sich, die gesammelten Belege und andere wichtige Dokumente systematisch abzulegen. Dies kann über verschiedene Ordner für Rechnungen, Verträge, Bankbelege und Steuerunterlagen erfolgen. Für die Erstellung der Steuererklärung als Selbstständiger ist es hilfreich, die gesammelten Dokumente alphabetisch oder nach Monaten zu ordnen.
4. Liste der Einnahmen und Ausgaben
Am einfachsten ist es, z. B. eine Excel-Liste mit relevanten Informationen (Betrag, Datum, Bezeichnung, Betrag, Belegnummer) für jeden Beleg zu erstellen. Umsatzsteuerpflichtige sollten zusätzlich den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag notieren. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung gilt das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben gelten für das Jahr und den Monat, an dem sie tatsächlich geflossen sind. Es zählt beispielsweise eine Rechnung über geleistete Arbeiten im Monat Mai jedoch zum Juni, wenn diese erst im Juni bezahlt worden ist.
5. Gewinnermittlung
Durch die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben während eines Jahres ergibt sich der Gewinn. Diesen müssen Sie in Ihre Steuererklärung als Selbstständiger eintragen. Bei Gewerbetreibenden in Anlage G, bei freiberuflichen Tätigkeiten in Anlage S. Diese werden zusammen mit der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) bei der Einkommensteuererklärung abgegeben. Bei einer Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensvergleich sind zusätzlich die Abschriften der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung in der Steuererklärung als Selbstständiger anzufügen.
