Steuern sparen als Selbstständiger - Die wichtigsten legalen Steuertricks für Unternehmer

1. Büroräume des Unternehmens

Ein eigenes Büro zählt zu den wichtigsten Ressourcen für viele Gründer und Selbstständige und bietet gleichzeitig großes Potenzial, Steuern zu sparen als Selbstständige. Wenn Sie Büroräume extern anmieten, können Sie sämtliche anfallenden Aufwendungen steuerlich geltend machen: Hierzu zählen nicht nur Miete, sondern auch alle Nebenkosten wie Strom, Wasser, Heizung, Reinigung und selbst Renovierungsaufwendungen. Setzen Sie diese Beträge als Betriebsausgaben an.

Doch auch wenn Sie ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten, können Sie als Selbstständiger Steuern sparen. Denn das häusliche Arbeitszimmer ist unter bestimmten Voraussetzungen absetzbar. Laut § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG gilt: Steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz für Ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit zur Verfügung, dürfen Sie jährlich bis zu 1.250 Euro der entstandenen Kosten steuerlich geltend machen. Zu diesen absetzbaren Aufwendungen zählen anteilig Miete, Strom, Heizung, Wasser, Grundsteuer, Reinigung sowie Kosten für die Ausstattung wie Möbel, Computer und Arbeitsmittel.

Der Clou: Ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit. Das heißt, Sie erledigen hier den klar überwiegenden Teil Ihrer unternehmerischen Aktivitäten (z. B. Planung, Organisation, Buchhaltung, Kundenakquise oder kreative Arbeit), entfällt die Höchstgrenze. In diesem Fall können Sie alle anfallenden Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Das macht das Arbeitszimmer zu einem echten Steuern-sparen-als-Unternehmer-Potenzial.

Wichtig ist: Das Zimmer muss klar als Arbeitszimmer erkennbar, von privaten Wohnbereichen abgetrennt und fast ausschließlich beruflich genutzt sein. Für die Berechnung der absetzbaren Kosten empfiehlt es sich, einen Grundriss und eine Flächenberechnung zu verwenden (z. B. Arbeitszimmer sind 12 m² von insgesamt 80 m² Wohnfläche = 15 % der Gesamtkosten). Dokumentieren Sie die berufliche Nutzung am besten durch Fotos, Stundennachweise und eine klare Raumaufteilung.

2. Firmenwagen als Selbständiger von der Steuer absetzen

Auch Ihr Auto eröffnet zahlreiche Wege, Steuern zu sparen als Selbstständiger. Doch die steuerliche Einordnung hängt vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab:

• Mehr als 50 % betriebliche Fahrten: Wird Ihr Auto überwiegend geschäftlich (Kundenbesuche, Außentermine, Lieferantenfahrten) genutzt, muss es dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Dadurch können Sie den Kaufpreis über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben und sämtliche laufenden Betriebsausgaben, wie Treibstoff, Reparaturen, Kfz-Steuer und Versicherung, ansetzen. Zudem können Sie bei entsprechender Berechtigung die Vorsteuer abziehen. Nutzen Sie das Fahrzeug auch privat, muss der Privatanteil korrekt herausgerechnet werden. Entweder per Fahrtenbuch oder mit der pauschalen 1-%-Regelung (monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil).
• Zwischen 10 % und 50 % betriebliche Nutzung: Sie haben das Wahlrecht: ordnen Sie das Fahrzeug dem Privat- oder Betriebsvermögen zu, je nachdem, was steuerlich günstiger ist. Im Privatvermögen können Sie einzelne geschäftliche Strecken mit der Kilometerpauschale (aktuell 0,30 € pro km) ansetzen.
• Weniger als 10 % betriebliche Nutzung: Das Auto gilt als Privatvermögen und Sie können nur die betrieblichen Fahrten als Werbungskosten in der Steuer ansetzen.

3. Fahrtkosten in der Steuererklärung angeben

Sie können alle betrieblich bedingten Fahrten steuerlich geltend machen. Dazu zählen insbesondere:

• Fahrten zu Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern
• Fahrten zu externen Meetings, Seminaren oder Messen
• Fahrten zwischen mehreren betrieblichen Tätigkeitsstätten
• Fahrten zur Bank, zum Steuerberater, zur Post (im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit)
• Geschäftsreisen mit dem eigenen Fahrzeug oder einem Mietwagen

Während Angestellte für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale nutzen, können auch Selbstständige diese Pauschale ansetzen. Allerdings nur, wenn sie regelmäßig (!) denselben Betriebssitz aufsuchen. In diesem Fall gilt pro Entfernungskilometer (einfache Strecke) die Entfernungspauschale von aktuell 0,30 € (ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 €/km). Dokumentieren Sie dabei sorgfältig Start, Ziel, Anlass und die gefahrene Strecke, idealerweise in einem Fahrtenbuch.

Beachten Sie: Die Entfernungspauschale gilt für jeden Arbeitstag, an dem Sie vom Wohnort zur Betriebsstätte fahren, jedoch nicht für Hin- und Rückweg getrennt, sondern nur für die einfachste Strecke.

Selbstverständlich sind auch die tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder Taxi betrieblich absetzbar, wenn die Fahrten geschäftlich veranlasst sind. Legen Sie die Belege gut geordnet ab und führen Sie eine Übersichtsliste über alle Reisen.

4. Absichern & Versicherungsbeiträge von der Steuer absetzen

Grundsätzlich können Sie alle Versicherungsbeiträge, die unmittelbar mit Ihrem Unternehmen verbunden sind, vollständig als Betriebsausgabe ansetzen. Hierzu zählen insbesondere:

1. Betriebshaftpflichtversicherung: Diese Police schützt Sie, falls Sie oder Ihre Mitarbeitenden im Rahmen der beruflichen Tätigkeit Dritte schädigen. Gerade für Dienstleister und Gewerbetreibende eine grundlegende Absicherung. Die gezahlten Beiträge sind zu 100 % steuerlich absetzbar.
2. Berufshaftpflichtversicherung: Speziell für beratende Berufe, etwa als Freiberufler, Architekten oder IT-Berater, ist die Berufshaftpflicht ein Muss, da sie vor Vermögensschäden bei Beratungsfehlern oder falscher Auskunft schützt. Auch diese Beiträge sind als Betriebsausgaben voll ansetzbar.
3. Inhaltsversicherung: Versicherungen für das Inventar (z. B. Büroausstattung, Computer, Maschinen, Warenlager) lassen sich als Schutz gegen Gefahren wie Brand, Einbruch, Leitungswasser, Sturm oder Vandalismus abschließen. Die Kosten hierzu erkennt das Finanzamt ebenso als sofort abziehbare Betriebsausgabe an.
4. Cyber-Versicherung: Mit der Digitalisierung steigt das Risiko für Cybercrime. Eine Cyber-Versicherung deckt etwa Datenverluste, Hackerangriffe oder Betriebsunterbrechungen infolge IT-Sicherheitsvorfällen ab. Prämiensummen können Sie ebenfalls vollständig steuerlich geltend machen.

Tragen Sie alle gezahlten Versicherungsprämien im Abschnitt „Betriebsausgaben“ Ihrer Gewinnermittlung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) ein. Wichtig: Nur Policen, die betrieblich veranlasst sind, mindern direkt Ihren Gewinn und helfen somit Steuern sparen als Selbstständiger. Gemischt genutzte Policen (etwa private Haftpflicht mit eingeschlossener Berufsdeckung) müssen anteilig aufgeteilt werden.
Heben Sie sämtliche Versicherungsscheine und Zahlungsnachweise lückenlos auf. Legen Sie die Police auf Nachfrage dem Finanzamt vor; dies sichert Ihnen die Anerkennung der Kosten.

5. Geschäftsessen absetzen

Wenn Sie Ihre Geschäftsfreunde zum Essen einladen, können Sie gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG die Restaurantrechnung inklusive Trinkgeld und Garderobengebühr zu 70 Prozent als Betriebsausgabe angeben. Der verbleibende Eigenanteil von 30 Prozent ist nicht abziehbar, da er als privat veranlasst gilt. Die Rechnung des Lokals muss bestimmte Angaben enthalten, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Auch Geschenke an Kunden stellen bis zu einem Betrag von 35 Euro eine steuerlich anrechenbare Betriebsausgabe dar.

Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkennt, müssen strenge formale Kriterien eingehalten werden:

• Ordnungsgemäße Rechnung: Sie benötigen eine maschinell erstellte, fortlaufend nummerierte Bewirtungsrechnung des Restaurants (keine einfache Quittung). Ab einem Betrag von 250 Euro muss Ihr Name als Gastgeber und die Firmenadresse auf der Rechnung vermerkt sein.
• Eigenhändige Angaben: Auf jedem Beleg dokumentieren Sie handschriftlich Ort, Datum, Teilnehmer (Name und Unternehmensbezug), Anlass der Bewirtung und die Relation zum Geschäft. Dies ist für das Finanzamt zwingend.
• Trinkgeldnachweis: Falls Sie dem Servicepersonal ein Trinkgeld in bar geben, können Sie dieses handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg ergänzen und unterschreiben.

6. Internet- und Telefonkosten absetzen

Internet- und Telefonkosten sind für die meisten Unternehmer ein wesentlicher Bestandteil der Betriebsausgaben. Ob Sie Ihr Geschäft von zu Hause führen, im Büro arbeiten oder viel unterwegs sind: Bereits kleine monatliche Beträge summieren sich im Laufe des Jahres zu einer spürbaren Summe.

Grundsätzlich dürfen als Selbstständiger alle Kosten, die eindeutig betrieblich veranlasst sind, als Betriebsausgaben angesetzt werden. Dazu zählen:

• Grundgebühren für Festnetz- und Mobilfunkverträge
• Gesprächs- und Verbindungskosten für dienstliche Telefonate
• Kosten für mobiles Internet und stationäre Internetanschlüsse
• Nebenkosten für Faxanschluss, Cloud-Telefonie und Geschäftshandy
• Aufteilung: Privatnutzung versus berufliche Nutzung

Das Finanzamt geht standardmäßig davon aus, dass Telefon und Internet zumindest teilweise auch privat genutzt werden. Deshalb müssen Sie als Unternehmer den beruflichen Anteil glaubhaft nachweisen. Akzeptiert werden:

Einzelverbindungsnachweise: Für Festnetz und Mobilfunk können Sie berufliche und private Gespräche exakt dokumentieren. Über mehrere Monate hinweg genügt eine stichprobenartige Auswertung, um einen durchschnittlichen beruflichen Anteil zu ermitteln (z. B. 70 % betrieblich, 30 % privat). Diesen Prozentsatz wenden Sie dann auf Ihre Gesamtkosten an.

Schätzung: Ist eine exakte Aufteilung nicht praktikabel, akzeptiert das Finanzamt realistische Schätzungen. Häufig anerkannt werden pauschal 50 % der Kosten als betrieblich, sofern glaubhaft dargelegt wird, dass die Kommunikationsmittel überwiegend geschäftlich benötigt werden. Bei nachgewiesenem höheren beruflichen Anteil können Sie einen höheren Prozentsatz wählen.

Der Königsweg für maximale steuerliche Anerkennung: Schließen Sie eigene, rein betrieblich genutzte Telefon- und Internetverträge ab (z. B. Geschäftshandy, Firmen-WLAN). In diesen Fällen dürfen Sie die Kosten vollständig als Betriebsausgabe absetzen, da ein privater Nutzungsanteil entfällt oder minimal ist.

7. Abschreibungen als Steuersparinstrument

Auch Anschaffungen für Ihren Betrieb, wie Laptops, Handys, Werkzeuge, Maschinen oder Büroausstattung, können Sie von der Steuer absetzen. Durch Abschreibungen erkennt das Finanzamt an,  dass die angeschafften Wirtschaftsgüter eines Unternehmens nicht unbegrenzt einsatzfähig sind, sondern mit der Zeit an Wert verlieren durch Verschleiß, technischen Fortschritt oder Abnutzung. Anschaffungen über 800 Euro werden über mehrere Jahre (die voraussichtliche Nutzungsdauer) abgeschrieben. Es handelt sich steuerrechtlich um eine Absetzung für Abnutzung, abgekürzt AfA.

Steuertipp: Das Finanzministerium hat AfA-Tabellen erstellt, die auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht sind. Hier können Sie die Nutzungsdauer der meisten genutzten Anlagegüter ablesen etwa für Computer, PKW, Werkzeuge, Büroeinrichtung, Anlagen oder Maschinen. Nutzen Sie bei jeder Investition diese Referenz, um auf der sicheren Seite zu sein und beim Steuern sparen für Selbstständige keine Fehler zu machen.

Sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) haben bei ihrer Anschaffung nicht mehr als 800 Euro netto gekostet. Sie können diese sogenannten „geringwertigen Wirtschaftsgüter“ sofort und in voller Höhe im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe geltend machen. Das sorgt für unmittelbaren Steuervorteil gerade bei vielen kleineren Ausstattungen (z. B. Bürostuhl, Tastatur, Drucker, Festplatte oder einzelne Werkzeuge).

Mit den richtigen Steuertipps für Existenzgründer, Selbstständige und Freiberufler können Sie also clever einige Euro an Steuern sparen. Welche verschiedenen Steuerarten existieren, erfahren Sie in unserm Beitrag Steuern für Selbstständige: Welche Steuerarten gibt es?

8. Von der Sonderabschreibung nach dem Wachstumschancengesetz profitieren

Ein besonders attraktiver Steuervorteil, um als Selbstständiger Steuern zu sparen, ergibt sich durch die Sonderabschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wurde dieser legale Steuertrick für Selbstständige sogar deutlich ausgeweitet: Für Anschaffungen ab 2024 ist nun eine bis zu 40-prozentige Sonderabschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung möglich. Bis Ende 2023 lag der Satz lediglich bei 20 Prozent – ein entscheidender Unterschied für Investitionen ab 2024.

Wichtige Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Sonderabschreibung:

• Sie dürfen die Gewinne mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz ermitteln.
• Ihr Umsatz darf im entsprechenden Vorjahr 235.000 Euro (bei KG, GmbH & Co. KG maximal 100 Beschäftigte) nicht überschreiten (Prüfung zur Anwendung auf das jeweilige Unternehmen unbedingt durchführen!).
• Die begünstigten Wirtschaftsgüter werden in einem eigenständigen Verzeichnis aufgeführt.

9. Stromsteuererstattung gezielt nutzen

Gerade energieintensive Unternehmen und produzierende Betriebe leiden unter steigenden Energiekosten. Ein häufig übersehener, aber relevanter Ansatz zum Steuern sparen als Selbstständige oder Unternehmer ist die Stromsteuererstattung. Mit diesem legalen Steuertrick können Sie einen Teil der gezahlten Stromsteuer zurückholen – und verschaffen sich so spürbare finanzielle Entlastung. Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, das Strom aus dem öffentlichen Netz bezieht und diesen überwiegend zu betrieblichen oder produktionsnahen Zwecken verwendet, eine Stromsteuererstattung beim Hauptzollamt beantragen.