Einfach mal wieder aufzuräumen und sich von Papier- und Datenmüll zu trennen kann befreiend sein. Viele Geschäftsunterlagen müssen jedoch zehn Jahre aufbewahrt werden. Stichwort: Aufbewahrungspflicht. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Grundsätzlich ist die Aufbewahrungspflicht Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Sie trifft im Prinzip jeden, der unternehmerisch tätig ist. Was genau aufzubewahren ist, findet sich in § 147 Abs. 1 Abgabenordnung. Dass Dokumente und Belege rund um die finanzielle Situation des Unternehmens aufbewahrt werden müssen, erschließt sich wohl von selbst. Dazu zählen auch Rechnungen, deren Aufbewahrungspflicht sich auch aus $ 14b Umsatzsteuergesetz ergibt.
Handels- und Geschäftsbriefe: Emails und Co.
Etwas komplizierter verhält es sich mit den dort genannten „Handels- und Geschäftsbriefen“. In diese Kategorie fällt sämtliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, durchgeführt oder rückabgewickelt wird; dazu gehören natürlich auch E-Mails. Wenn Sie also ein (später angenommenes) Angebot verschickt haben, sich auf bestimmte Zahlungsmodalitäten geeinigt oder einen Auftrag storniert haben, so sind diese Mails aufbewahrungspflichtig. Schicken Sie dagegen mehrere Mails hin und her, in denen es beispielsweise um verschiedene Entwürfe mit Anmerkungen geht, können Sie diese nach erfolgreichem Abschluss des Projekts getrost löschen.
Aufbewahrungspflicht: Wie lange und in welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Rechnungen, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und bestimmte Zollunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, alle anderen Unterlagen müssen sechs Jahre archiviert werden.
Zum Glück müssen die Unterlagen – mit Ausnahme von Bilanzen und Abschlüssen – nicht mehr in ihrer physischen Form aufbewahrt werden. Es ist also durchaus erlaubt, das Material zu scannen und die Originale zu vernichten. Ausgenommen von dieser Regel sind lediglich amtliche Urkunden.
Bei der elektronischen Aufbewahrung der Unterlagen ist darauf zu achten, dass diese jederzeit wieder lesbar gemacht werden können müssen. Setzen Sie also lieber nicht auf exotische Formate, die in einigen Jahren veraltet sind und mit aktueller Hard- und Software nicht mehr gelesen werden können.