Hausverwaltung gründen: Voraussetzungen, Kosten, Verdienst und Tipps

Kurz gesagt: Der Markt für Hausverwaltungen ist groß, kleinteilig und in vielen Regionen angespannt. Für Gründer entstehen große Marktchancen, wenn sie professionelle Prozesse, digitale Abläufe und persönliche Betreuung verbinden.

Hohe Nachfrage nach professioneller Verwaltung

Die Nachfrage nach professioneller Immobilienverwaltung wächst seit Jahren. Aktuell gibt es rund 30.000 Hausverwaltungen in Deutschland. Gleichzeitig berichten viele Eigentümergemeinschaften bereits heute davon, nur schwer eine neue Verwaltung zu finden. Zahlreiche Hausverwaltungen sind ausgelastet oder nehmen keine neuen Objekte mehr an.

Diese Marktstruktur zeigt, dass der Einstieg in die Hausverwaltung grundsätzlich auch für Gründer und kleine Unternehmen möglich ist. Die Branche wird nicht von wenigen Großkonzernen dominiert, sondern vor allem von regionalen Klein- und Kleinstunternehmen geprägt. Daraus ergeben sich für Gründer mehrere Chancen:

• Viele Hausverwaltungen starten als kleines Unternehmen 
• Wachstum ist schrittweise mit dem Kundenbestand möglich 
• Regionale Anbieter können sich erfolgreich positionieren 
• Persönliche Betreuung und schnelle Kommunikation bleiben wichtige Wettbewerbsvorteile

Anforderungen und Verantwortung steigen deutlich

Die Arbeit von Hausverwaltungen wird immer komplexer: Themen wie WEG-Recht, Dokumentationspflichten, Datenschutz oder Instandhaltungsmanagement erhöhen die Verantwortung im Arbeitsalltag.

Hausverwaltungen übernehmen heute nicht nur organisatorische Aufgaben, sondern tragen auch wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung für Eigentümergemeinschaften und Immobilienbesitzer. Fehler bei Abrechnungen, Fristen, Beschlüssen oder Instandhaltungsmaßnahmen können schnell zu finanziellen Schäden Dritter und somit zu Haftungsfällen führen.

Wer eine Hausverwaltung gründen möchte, sollte deshalb bereits in der Gründungsphase auf professionelle Prozesse, klare Zuständigkeiten und eine passende Absicherung achten.

Für die Gründung einer Hausverwaltung benötigt man in Deutschland in der Regel eine Gewerbeerlaubnis nach §34c GewO, geordnete Vermögensverhältnisse sowie eine gesetzlich vorgeschriebene Berufshaftpflichtversicherung für Wohnimmobilienverwalter.

Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO

Wer gewerblich Wohnimmobilien oder Wohnungseigentum verwalten möchte, benötigt eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung (GewO). Diese wird vom zuständigen Gewerbeamt oder der zuständigen Behörde erteilt. Die Erlaubnis ist relevant für:

• WEG-Verwaltung 
• Mietverwaltung 
• Verwaltung fremder Wohnimmobilien 

Persönliche Voraussetzungen für Hausverwalter

Für die Erteilung der §34c-Erlaubnis müssen bestimmte persönliche Voraussetzungen erfüllt sein.

Wichtige persönliche Voraussetzungen für die §34c-Erlaubnis

Die zuständige Behörde kann diese Punkte anhand verschiedener Nachweise und Auskünfte prüfen (z.B. Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug, Auskunft vom Insolvenzgericht, SCHUFA bzw. Bonitätsnachweise, steuerliche Unbedenklichkeit).

Braucht man eine Ausbildung als Hausverwalter?

Eine klassische Ausbildung ist für die Gründung einer Hausverwaltung nicht zwingend vorgeschrieben. Fachliche Kenntnisse in Immobilienverwaltung, Buchhaltung, WEG-Recht und Organisation sind in der Praxis jedoch sehr wichtig.

Häufige berufliche Hintergründe von Hausverwaltern

Viele Hausverwalter verfügen über eine Ausbildung oder Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft, im kaufmännischen Bereich oder im Gebäudemanagement. Häufige berufliche Hintergründe sind beispielsweise:

• Immobilienkaufleute 
• Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft 
• Immobilienfachwirte 
• Betriebswirte mit Immobilienbezug 
• Quereinsteiger mit Erfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Immobilienbetreuung

Weiterbildung und Qualifikation

Als Gründer können Sie sich über Weiterbildungen, IHK-Lehrgänge oder berufsbegleitende Fernkurse weiterbilden. Besonders relevant sind beispielsweise:

• Immobilienverwalter/in (IHK) 
• Geprüfte/r Immobilienfachwirt/in (IHK) 
• Vorbereitungskurse zum zertifizierten Verwalter 

Gerade im Bereich der WEG-Verwaltung gewinnen fachliche Qualifikationen und kontinuierliche Weiterbildung zunehmend an Bedeutung.

WEG-Verwaltung: Braucht man einen zertifizierten Verwalter?

Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften.

Als zertifizierter Verwalter darf sich nur bezeichnen, wer eine entsprechende Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) abgelegt hat. Dabei werden rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse geprüft. Die Regelung betrifft insbesondere die WEG-Verwaltung. Für Gründer bedeutet das: Wer Wohnungseigentümergemeinschaften professionell verwalten möchte, sollte sich frühzeitig mit den Anforderungen an den zertifizierten Verwalter beschäftigen.

Hausverwaltungen übernehmen kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Aufgaben rund um Immobilien und Eigentümergemeinschaften. Dazu gehören unter anderem Abrechnungen, Instandhaltungen, Eigentümerversammlungen und die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern.

Welche Arten von Hausverwaltungen gibt es?

WEG-Verwaltung

• Verwaltung des Gemeinschaftseigentums 
• Vertretung der Eigentümergemeinschaft 
• rechtliche Grundlage WEG 

Mietverwaltung

• Verwaltung vermieteter Immobilien 
• Vertretung des Eigentümers gegenüber Mietern
• Fokus auf Mietverhältnisse 

Gewerbeverwaltung

• Verwaltung gewerblich genutzter Immobilien 
• z. B. Büros, Einkaufszentren, Ärztehäuser 

Kaufmännische Aufgaben einer Hausverwaltung

Zu den wichtigsten Tätigkeiten einer Hausverwaltung gehören kaufmännische Aufgaben rund um Abrechnungen, Zahlungsströme und die finanzielle Organisation von Immobilien und Eigentümergemeinschaften.

Technische Aufgaben einer Hausverwaltung

Technische Aufgaben einer Hausverwaltung umfassen vor allem die Instandhaltung, Überwachung und Organisation aller Maßnahmen rund um den laufenden Betrieb und den Werterhalt einer Immobilie.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

Rechtliche und organisatorische Aufgaben sorgen dafür, dass Eigentümergemeinschaften, Mietverhältnisse und Verwaltungsprozesse rechtssicher, transparent und strukturiert organisiert werden.

Wer eine Hausverwaltung gründen möchte, sollte den organisatorischen und rechtlichen Umfang der Tätigkeit nicht unterschätzen. Professionelle Abläufe und klare Verantwortlichkeiten sind entscheidend für eine erfolgreiche Immobilienverwaltung.

Zusammenfassend: Wer eine Hausverwaltung gründen möchte, sollte die Selbstständigkeit strukturiert vorbereiten. Neben Gewerbeanmeldung und Versicherungen spielen Rechtsform, Software, Prozesse und Marktpositionierung eine zentrale Rolle.

Schritt 1: Geschäftsfeld und Positionierung festlegen

Zu Beginn sollten Sie festlegen, welche Art von Immobilienverwaltung Sie anbieten möchten. Viele Gründer spezialisieren sich zunächst auf die WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung kleinerer Wohnimmobilien im regionalen Umfeld. Gerade kleinere und spezialisierte Hausverwaltungen können sich dadurch erfolgreich am Markt etablieren.

Wichtig für Sie ist eine klare Positionierung am Markt. Eigentümergemeinschaften und Immobilieneigentümer achten zunehmend auf digitale Prozesse, transparente Kommunikation und schnelle Erreichbarkeit. 

Schritt 2: Rechtsform und Gewerbeanmeldung wählen

Im nächsten Schritt wählen Sie die passende Rechtsform für Ihre Hausverwaltung. Viele Gründer starten zunächst als Einzelunternehmen oder entscheiden sich für eine UG oder GmbH, um die Haftung zu begrenzen.

Anschließend erfolgt die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt. Für die gewerbliche Verwaltung fremder Wohnimmobilien benötigen Sie außerdem eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Zusätzlich sollten Sie frühzeitig:

• Den steuerlichen Fragebogen über ELSTER beim Finanzamt einreichen
• Ein Geschäftskonto bei Ihrer Bank eröffnen 
• Die Mitgliedschaft bei der IHK berücksichtigen 
• Interne Abläufe für Kommunikation, Dokumentation und Abrechnungen aufbauen

Schritt 3: Finanzierung und Absicherung der Hausverwaltung planen

Bereits in der Gründungsphase sollten Sie die Finanzierung und Absicherung Ihrer Hausverwaltung sorgfältig planen. Neben rechtlichen Anforderungen spielen auch laufende Kosten, Liquiditätsreserven und Versicherungen eine wichtige Rolle.

Laufende Kosten und Finanzierung realistisch planen

Für Hausverwaltungen entstehen früh laufende Kosten für:

• Büroausstattung 
• Verwaltungssoftware 
• Marketing und Webseite 
• Weiterbildungen 
• Firmenfahrzeuge 
• Personal oder externe Dienstleister 

Finanzplan und Förderungen

Ein strukturierter Finanzplan hilft dabei, Einnahmen, Ausgaben und notwendige Rücklagen realistisch einzuschätzen. Gerade in der Anfangsphase sollten ausreichend Liquiditätsreserven vorhanden sein, um unerwartete Ausgaben oder verzögerte Zahlungseingänge abzufangen.

Zusätzlich können Förderprogramme, Gründerkredite oder Finanzierungsmöglichkeiten hilfreich sein. Unterstützung bieten unter anderem Hausbanken, Landesförderbanken oder die Agentur für Arbeit.

Versicherungen für Hausverwaltungen frühzeitig einplanen

Neben der Finanzierung spielt auch die finanzielle Absicherung eine wichtige Rolle. Für Wohnimmobilienverwalter ist eine Berufshaftpflichtversicherung gesetzlich vorgeschrieben. Sie schützt vor Vermögensschäden Dritter, die beispielsweise durch Fristversäumnisse, Abrechnungsfehler oder organisatorische Fehler entstehen können.

Finanzielle Organisation aufbauen

Ebenso wichtig ist eine professionelle finanzielle Organisation. Geschäftliche Konten und Fremdgelder sollten klar voneinander getrennt werden, um Verwaltungsprozesse transparent und rechtssicher aufzubauen.

Viele Hausverwaltungen arbeiten zusätzlich mit separaten Treuhand- oder Objektkonten, um Hausgelder, Rücklagen und laufende Zahlungen sauber zu verwalten.

Schritt 4: Verwaltungssoftware und Prozesse aufbauen

Moderne Hausverwaltungen arbeiten heute zunehmend digital. Eine professionelle Verwaltungssoftware hilft dabei, Buchhaltung, Dokumente, Kommunikation und Termine effizient zu organisieren. Wichtige Bereiche sind:

• Digitale Objektverwaltung 
• Buchhaltung und Abrechnungen 
• Dokumentenmanagement 
• Kommunikation mit Eigentümern und Mietern 
• Fristen- und Aufgabenverwaltung 

Schritt 5: Die ersten Kunden für Ihre Hausverwaltung gewinnen

Der Aufbau eines stabilen Kundenbestands gehört zu den wichtigsten Aufgaben in der Startphase. Viele Hausverwaltungen gewinnen ihre ersten Kunden über regionale Netzwerke, Empfehlungen oder persönliche Kontakte.

Für die Gründung einer Hausverwaltung fallen in der Regel folgenden Kosten an:

Hausverwaltungen haften unter anderem bei Fristversäumnissen, fehlerhaften Abrechnungen, organisatorischen Fehlern oder versäumten Instandhaltungsmaßnahmen, wenn dadurch finanzielle Schäden entstehen.

Warum Hausverwaltungen ein hohes Haftungsrisiko tragen

Hausverwaltungen koordinieren Zahlungsströme, Fristen, Instandhaltungen, Eigentümerversammlungen sowie die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Versicherungen und Dienstleistern. Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch Digitalisierung, gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten kontinuierlich.

Kommt es dabei zu Fehlern, können schnell:

• Finanzielle Schäden entstehen 
• Fristen versäumt werden 
• Ansprüche verloren gehen 
• Eigentümer oder Mieter Schadenersatz verlangen 

Typische Schaden- und Haftungsfälle in der Hausverwaltung

Die folgenden Beispiele zeigen typische Haftungsfälle, mit denen Hausverwaltungen in der Praxis konfrontiert werden können.

Die Gründung einer Hausverwaltung bietet gute Chancen für Gründer, die professionell, strukturiert und langfristig denken. Durch wiederkehrende Einnahmen, langfristige Kundenbeziehungen und zusätzliche Einnahmen durch Sonderleistungen kann sich die Immobilienverwaltung zu einem wirtschaftlich attraktiven Geschäftsmodell entwickeln.

Entscheidend sind dabei nicht nur fachliche Kenntnisse, sondern auch klare Prozesse, digitale Abläufe und der professionelle Umgang mit Haftungsrisiken. Wer früh auf Organisation, Kommunikation und eine passende Absicherung setzt, schafft eine stabile Grundlage für den erfolgreichen Aufbau einer eigenen Hausverwaltung.