Schilder mit Schriftzug "Trouble Ahead"

„Ich bin dann mal weg“ –

wenn Sie diesen letzten Satz zu Ihren Kolleginnen oder Kollegen säuseln, dann ist es soweit: Endlich Urlaub. Für die Daheimgebliebenen ist der Moment gekommen, der Wahrheit ins Gesicht zu sehen. Sie müssen Ihre neue Rolle für die nächsten Tage und Wochen akzeptieren und meistern. Sie sind jetzt:

Urlaubsvertretung.

Mann im Büro mot ChecklisteDen eigenen Job zu erledigen und den von Kollegen gleich mit zu schultern, das kann ja auch seine Vorteile haben. Unter Umständen spricht man mit Menschen und erledigt Dinge, die man sonst nie zu Gesicht bekäme. Man macht neue Erfahrungen, kann ausgetretene Pfade verlassen, Neues lernen. Dafür muss man sich aber auch in neue Aufgaben einarbeiten und Verantwortung für Projekte übernehmen, in denen man sich im schlimmsten Fall gar nicht wirklich auskennt.

Sticker mit Text "I miss you"Da kann bei dem einen oder der anderen schnell das Gefühl der Erleichterung – „endlich mal mehr Ruhe im Büro“ – einem Schmachten nach der baldigen Rückkehr der beurlaubten Kollegen weichen. Man hat gar nicht gewusst, wie sehr man auf die jetzt am Strand entspannenden Teamkollegen angewiesen ist. Und so versinkt man in Gedanken und malt sich aus, wie sie aussehen würde, die Haftnotiz auf dem Monitor des geschätzten Kollegen, auf die man einfach nur schreiben möchte: Ich vermiss‘ dich so sehr.

Sand im Getriebe

Dieses Gefühl macht sich umso mehr breit, wenn aufgrund der Abwesenheit von Kollegen Sand im Getriebe ist. Denn wurde bei der Urlaubsübergabe nicht penibel auf alles geachtet, dann ist die Urlaubszeit besonders fehlerträchtig. Wurden Prozesse den im Büro verbleibenden Kollegen nicht richtig erklärt, fehlt es an Dokumentation oder an passenden Ansprechpartnern, dann bleiben nur drei Möglichkeiten:

  1. Im Urlaub stören und nachfragen – das will man nicht.
  2. Einfach liegen lassen und aufschieben – das kann man oft nicht.
  3. Improvisieren, auch bekannt als: „Augen zu und durch.“ Oft möglich, aber eben eine gewisse Fehlerquelle. Man ist unsicher, aufgrund der Vielzahl konkurrierender Deadlines und Aufgaben vielleicht abgelenkt – oder etwas erschöpft.

Wurde bei der Urlaubsübergabe nicht penibel auf alles geachtet, dann ist die Urlaubszeit besonders fehlerträchtig. Und oft können minimale Fehler sehr große Auswirkungen haben.

Stempelabdruck mit dem Begriff "Fail"Kleiner Fehler – große Wirkung

Wir wissen nicht, was Sie schon alles erlebt haben. Aber uns kommen viele geradezu haarsträubende Storys in den Sinn, allesamt natürlich frei erfunden, bei denen minimale Ablenkung maximalen Schaden zur Folge hätte. Unser Mitgefühl gälte beispielsweise dem Grafiker in einer Redaktion, der vergisst, den für den Magazin-Verkauf an Scannerkassen notwendigen EAN-Code (Strichcode) auf dem Zeitschriftencover zu platzieren. Vielleicht, weil auch an anderen Stellen der Redaktion gerade Urlaubszeit ist, fällt das auch im weiteren Freigabeprozess nicht auf. Sehr unerfreulich (und teuer), wenn plötzlich ein Magazin aus der Druckerei kommt, dem der Vertriebskanal Kiosk-Scannerkassen komplett verwehrt bleibt. Es sei denn, man druckt es erneut – oder beklebt im Nachhinein Zigtausende Hefte manuell mit dem Strichcode.

Schriftzug "Error"Oder der Online Marketing Manager, der mit Elan und Einsatz das ihm mit der Urlaubsübergabe anvertraute Gewinnspiel bewirbt. Dazu nimmt er Hunderte Euro Budget für Ads und Sponsored Posts in die Hand. Das, weil der Gewinnspielzeitraum begrenzt ist, innerhalb kurzer Zeit. Unangenehm, wenn erst nach zweieinhalb Tagen auffällt, dass beim Teilnahmeformular ein Skript noch nicht richtig funktioniert und deshalb alle Gewinnspieleinträge (und damit Leads – Adressen potentieller Kunden) verloren gegangen sind.

Es gibt noch viele weitere klassische Szenarien. Direkte Absprachen per E-Mail zum Beispiel, die von vorigen Vereinbarungen abweichen, verbindlich sind, aber intern nicht weitergegeben wurden. Die Urlaubsvertretung weiß nicht, dass ein Partnerunternehmen den Start seines Produkts um eine Woche verschoben hat, und startet die verabredete gemeinsame Marketingkampagne zu früh. Das Partnerunternehmen sieht Vertrags- und Vertraulichkeitspflichten verletzt und erhebt Ansprüche. Und das nur, weil Ihnen eine Information fehlte. Im Schadenfall kann solch ein Versehen oder Versäumnis ganz schön ins Geld gehen.

Entspannt in den Urlaub mit guter Vorbereitung

Urlaubszeit ist etwas Schönes, aber die Erfahrung zeigt: Entspannen können sich alle Beteiligten nur dann, wenn der Urlaub gut vorbereitet ist. Nicht nur in Sachen Reiseplanung, sondern auch im Büro.

Wir denken, dass folgende Tipps auf jeden Fall zu einer gelungenen Urlaubserfahrung mit wenig Haareraufen beitragen:

1. Gründliche und empathische Übergabe

Versetzen Sie sich als Urlauber in die Rolle Ihres Vertreters. Schreiben Sie auf, was wichtig ist. Vielleicht werden Sie sich fragen: „Ist das nicht zuviel?“ – Dann hilft Priorisierung:

  • Dokumentieren Sie Ihre Urlaubsübergabe in mehreren Abschnitten mit jeweils gekennzeichneter Wichtigkeit.
  • Markieren Sie Gefahrenpotentiale gesondert.
  • Wichtig dabei: Auch in eine Urlaubsübergabe gehört nichts, wozu Sie nicht stehen können. Verzichten Sie auf Tipps wie: „Achtung, Geschäftspartner XY ist vergesslich und launisch.“

2. Informationen zur Abwesenheit und zu Vertretungen

Es gibt schickere Dinge als Out-of-Office-Mails. Dennoch können automatische Antworten und angepasste Mailbox-Ansagen Ihren Kollegen und Geschäftspartnern sehr helfen. Kommunizieren Sie auf diesen Wegen die Dauer Ihrer Abwesenheit und Vertretungsregelungen.

3. Geben Sie Tipps für einen Plan B

Nicht immer wird während Ihres Urlaubs alles nach Plan verlaufen. Ansprechpartner sind beispielsweise nicht immer erreichbar, werden auch einmal krank oder reagieren nicht wie erwartet.

  • Denken Sie voraus und versetzen Sie sich in die Rolle Ihrer Vertretung.
  • Was würden Sie tun, wenn der ursprüngliche Plan nicht aufgeht? Solche Tipps gehören ebenfalls in die Übergabe.

4. Sichern Sie sich ab

  • Mann mit leeren Taschen, erschrockenEindeutig formulierte Ziele, Timings und Aufgabenverteilungen sowie Checklisten machen die Urlaubsvertretung leichter.
  • Ein weiterer Beitrag zu einem deutlich sichereren Gefühl: die passende Versicherung. Denn Fehler können immer einmal passieren. Richtig abgesichert, zum Beispiel mit einer Berufshaftpflichtversicherung, steht Ihr Unternehmen im Schadenfall wenigstens nicht mit leeren Händen da.

Wir wünschen einen schönen Urlaub – und eine stressfreie Zeit als Urlaubsvertretung!