Viele Ordner in einem Regal symbolisieren die mangelhafte Digitalisierung im Mittelstand

Die Digitalisierung wird zunehmend zum Wettbewerbsfaktor – und aktuellen Zahlen zufolge gerät der Mittelstand hier zunehmend unter Zugzwang. Denn es sind die großen Unternehmen, die beim Einsatz einer unternehmensweiten digitalen Dokumentenverwaltung führend sind. Nur 11 Prozent der Mittelständler setzen sie ein. Bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent.

Digitalisierung besteht im Mittelstand oft aus Insellösungen

Zahlen aus einer aktuellen Studie ECM im Mittelstand 2017 – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office des Digital-Branchenverbandes BITKOM deuten darauf hin, dass der Mittelstand bald in Schwierigkeiten kommen könnte. Globalisierung und sich immer schneller verändernde Marktbedingungen erfordern ein hohes Maß an Agilität, und zwar in allen Bereichen. Das „digitale Büro“ kann dazu beitragen, dass Unternehmen schneller reagieren können.

Denn egal ob im Einkauf oder im Marketing, bei Produktionsprozessen oder im Personalbereich – wenn alle relevanten Daten sofort verfügbar sind, dann lassen sich wichtige Entscheidungen sowohl schneller als auch präziser treffen. Wer erst einmal im verstaubten Keller-Archiv die Ordner mit den richtigen Informationen suchen muss, der ist klar im Nachteil.

Es ist nicht so, dass im Mittelstand und in kleinen Unternehmen überhaupt nicht mit digitaler Dokumentenverwaltung gearbeitet wird. Doch es dominieren Insel-Lösungen. Freiberufler, Kleinunternehmen und Mittelständler erledigen ihre Buchhaltung und idealerweise auch ihre Steuer-Angelegenheiten mit digitalisierten Dokumenten. Auch Marketing-Aufgaben werden häufig digital erledigt.

Infografik Digitalisierung im Mittelstand

Weniger verbreitet ist die Digitalisierung im Mittelstand jedoch in den Bereichen Personal, Logistik und Produktion.

Durchgehende Digitalisierung nur bei 11 Prozent der Mittelständler

Dazu passt, dass im Mittelstand nur 11 Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites digitales Dokumentenmanagement nutzen, während das 81 Prozent der Großunternehmen von sich behaupten können.

Ursächlich für das Hinterherhinken des Mittelstands bei der Digitalisierung: Schuld ist den Experten nach vor allem die Entscheidungskultur. Im Mittelstand entscheidet vor allem die Geschäftsführung über Fragen der Digitalisierung. Dies tut sie oft ohne Einbindung der IT und der betroffenen Abteilungen. Den Ergebnissen der BITKOM-Studie nach ist die Entscheidungskultur in großen Unternehmen hier strukturierter und sogar demokratischer. IT und Betroffene werden in Fragen der Digitalisierung stärker eingebunden.

Risiken der Digitalisierung

Bei aller Notwendigkeit und Dringlichkeit, die Digitalisierung im eigenen Untenrehmen voranzutreiben, sollten die Verantwortlichen auch die damit verbundenen Risiken kritisch beleuchten und sich derer mit der nötigen Aufmerksamkeit widmen:

  • Cyber-Risiken wie Malware, Ransomware etc.
  • Datenverlust und Datenmissbrauch
  • Datenschutz

Im Geschäftsalltag lauern im Zusammenhang mit der Digitalisierung aber zahlreiche weitere Risiken, wie zum Beispiel eine fehlerhafte Programmierung, die zu Produktionsausfällen oder Datenverlust beim Kunden führt, oder Abmahnungen wegen unberechtigter Nutzung von Bildmaterial. Diese Schäden können hohe Schäden produzieren und sich einschneidend im Budget bemerkbar machen – im schlimmsten Fall sogar die Existenz bedrohen.

Wie sich diese Risiken vermeiden lassen und wie Digitalisierung im Mittelstand zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen kann, beleuchten wir im Beitrag Die Digitalisierung ist nicht zu stoppen – daher Chancen nutzen. Dort finden Sie auch eine Liste mit 10 Punkten für den richtigen Weg in die Digitalisierung.

Ebenfalls hilfreich bei der Einschätzung und Eingrenzung von Risiken: ein Risiko-Check, der Ihnen helfen kann, Ihr Cyber-Risiko und Ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen zu beurteilen.

Für Unternehmen, die sich gegen Risiken im Rahmen der Digitalisierung wirkungsvoll absichern möchten, bietet Hiscox mit der IT-Haftpflichtversicherung und einer Cyber-Versicherung einen wirkungsvollen Schutz im Angebot.