Als Unternehmer müssen Sie Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen und an das Finanzamt abführen. Was es dabei zu beachten gibt, lesen Sie hier.

Die Umsatzsteuer, die auch Mehrwertsteuer heißt, wird auf fast jeden getätigten Umsatz fällig. Immer wenn Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie diese gesondert in der Rechnung ausweisen – es sei denn Sie berufen sich auf die Kleinunternehmerregel. Dazu später mehr.

Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. Daneben gibt es einen ermäßigten Satz von 7 Prozent. Dieser gilt zum Beispiel für „kulturelle Güter“: Sofern Sie als Autor, Journalist oder Künstler tätig sind, weisen Sie diesen Satz auf Ihren Rechnungen aus. Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Produkte und Dienstleistungen, für die der ermäßigte Satz gilt. Dazu zählen zum Beispiel Lebensmittel. Allerdings existieren nicht nur bei Essbarem zahlreiche (kuriose) Ausnahmen (Pilze und Trüffel, ohne Essig haltbar gemacht: 7 Prozent, mit Essig haltbar gemacht: 19 Prozent; Adventskränze aus Frischmaterial geflochten : 7 Prozent, aus Trockenpflanzen: 19 Prozent). Fälle wie diese werden regelmäßig in politischen Debatten über Steuervereinfachungen gebracht.

Für (fast) alle unternehmensbezogenen Einkäufe zahlen Sie Umsatzsteuer, die so genannte Vorsteuer. Die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer führen Sie an das Finanzamt ab. Eingenommene Umsatzsteuer sollten Sie deshalb nicht als ihr eigenes Geld betrachten. Sie nehmen es nur für das Finanzamt ein und leiten es – um die Vorsteuer gekürzt – weiter. Nicht umsonst wird von einem durchlaufenden Posten gesprochen. Übrigens: Sofern Sie eine größere Investition über mehrere Jahre abschreiben, also etwa einen Computer für 1000 Euro, können Sie die Umsatzsteuer dafür sofort als Vorsteuer geltend machen.

Das Finanzamt kassiert

Sofern Sie mehr Vorsteuer ausgegeben als eingenommen haben ist es sogar möglich, dass das Finanzamt Ihnen diese Differenz überweist. Wenn das allerdings dauerhaft passiert heißt das, dass Sie mehr ausgeben als einnehmen. Während der Aufbauphase einer unternehmerischen Tätigkeit ist das ganz normal. Auf Dauer allerdings macht das Finanzamt dabei nicht mit.

Die zu zahlende Umsatzsteuer führen Sie in der Regel monatlich oder vierteljährlich an das Finanzamt ab. Dazu füllen Sie online in einem Formular die eingenommene Umsatzsteuer sowie die bezahlte Vorsteuer auf. Unter bestimmten Umständen kann das Finanzamt Sie von der Vorauszahlung befreien und die Steuer wird jährlich fällig. Im Prinzip liegen die Grenzen bei 1000 Euro (vierteljährlich) beziehungsweise 7500 Euro (monatlich). In der Praxis zeigen sich Finanzämter jedoch häufig kooperativ, da der Aufwand bei einer jährlichen Anmeldung für alle Beteiligten am geringsten ist.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die so genannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) soll den recht komplexen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der europäischen Union erleichtern. Damit ist sie eigentlich eher für größere Unternehmen interessant. Sie spielt jedoch auch beim unternehmensbezogenen Shopping im Internet eine Rolle, sofern Sie im Ausland einkaufen. Sobald Sie die Ust-IdNr. dort angeben, bekommen Sie eine Rechnung ganz ohne Umsatzsteuer und die Verrechnung erfolgt automatisch zwischen den beteiligten Staaten.

Die Nummer wird auf Antrag kostenlos vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt. In einigen Bundesländern wird der Prozess jedoch standardmäßig bei der Neuanmeldung beim Finanzamt angestoßen.

 Die Kleinunternehmerregelung

Um Kleinunternehmer von bürokratischen Pflichten zu entlasten, wurde die Kleinunternehmerregelung geschaffen. Bei der Anmeldung Ihrer gewerblichen Tätigkeit beim Finanzamt kreuzen Sie an, dass Sie sich auf diese Regelung berufen. Allerdings darf der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.

Wer keine Umsatzsteuer einnimmt und abfährt, darf natürlich auch keine Vorsteuer verrechnen. Besonders wenn Sie zum Start Ihrer Selbständigkeit – oder auch sonst – größere Investitionen tätigen, macht sich der Vorsteuerabzug deutlich bemerkbar. Es lohnt sich also in vielen Fällen, die Kleinunternehmerregelung nicht zu wählen und Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Allerdings sind Sie an diese Wahl für fünf Jahre gebunden.