Nach der ersten Corona-Schockstarre entwickeln immer mehr Organisatoren privater wie öffentlicher Veranstaltungen kreative Konzepte und lassen vielfach nun Events digital oder hybrid stattfinden. Eine Herausforderung & Chance, um trotz der Krise Events stattfinden zu lassen. Zugleich bergen die neuen Digital-Eventformate auch Fallstricke. Erfahren Sie hier, was schief gehen kann und wie Sie als Veranstalter mit den Risiken umgehen können:

Corona & die Digitalisierung in der Eventbranche

Digtiale Events: Risiken und AbsicherungViele Werbe- und Eventagenturen, etablierte Unternehmen und Start-ups veranstalten Live-Events, denn sie haben unschlagbare Vorteile: Der unmittelbare Kontakt und Austausch mit der Zielgruppe fördert ein nachhaltig positiver Unternehmensauftritt, stärkt Netzwerke und ermöglicht sogar Direkt-Verkäufe u.v.m.

Doch die aktuellen Auflagen wie Abstands-, Teilnehmerzahl- und Hygienevorschriften, um die Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen, erschweren die Durchführung von Live-Events oder machen sie sogar unrentabel.

Die Alternativen: Digitale oder hybride Events

Bei digitalen Events nimmt die Zielgruppe von Zuhause, vom Arbeitsplatz oder sogar von unterwegs virtuell teil. Per Live-Stream werden einzelne Moderatoren, Gesprächsrunden oder eine Bühnenpräsentation übertragen; Interaktion kann zum Beispiel per Chat, Umfragen oder moderierte Sprechfunktionen gefördert werden.

Hybride Events sind reale Live-Veranstaltungen, ergänzt mit digitalen Technologien, zum Beispiel mit einem Live-Stream, mobile Apps, Social Media Postings, virtuelle Messestände u.v.m. Auf diese Weise sind hybride Events auch für Online-Teilnehmer zugänglich.

Praxisbeispiele dieser Eventformate reichen von Management-Workshops oder Yogastunden mit externem Coach, über Live-Konzerte etablierter Künstler bis hin zu eigentlich analogen Messen mit 15.000 Fachbesuchern. So sind zahlreiche neue, digital gestützte Veranstaltungen zum Teil aus der Krise heraus geboren – müssen aber keine Notlösung bleiben:

Digital gestützte Events als Zukunftschance für Unternehmen & Veranstalter

Natürlich lassen sich nicht alle Eventeigenschaften 1 zu 1 mit denselben Vorteilen in ein digitales Format bringen. Doch hybride und digitale Events sind zukunftsfähig und erleben einen Boost durch ihre „eigenen“ Vorteile – eine Auswahl:

  • (Zeit-)Aufwand: Entfällt die Anreise zu einem physischen Event, sind Zeit und Reisekosten gespart. Auch weitere Kosten, etwa für Verpflegung, entfallen.
  • Flexibilität: Das Online-Setup erleichtert in vielen Bereichen kurzfristige Veränderungen des Programms, der Zielgruppenansprache oder der Themen.
  • Ansprache & Interaktivität: Mit kreativen und innovativen Digital-Ideen können Sie die Teilnehmer auch ohne Direktkontakt emotional ansprechen. Auch ist eine Live-Interaktion mit der Zielgruppe durch verschiedene Tools möglich. Dabei können Sie in der Regel sogar mehr Personen gleichzeitig oder nochmals im Nachgang ansprechen und Ihre Netzwerk umfangreicher ausbauen. Denn im Rahmen der Event-Anmeldung können Sie auch die Teilnehmer etwa für Ihren Newsletter gewinnen.

Apropos Teilnehmerdaten & Datensicherheit: Wo Chancen und Vorteile sind, sind auch Risiken.

Digitale Events & hybride Events: Die Risiken

Vorsicht, digitale und hybride Events bringen auch Risiken mit sich – hier einige Beispiele:

  • Event-Risiko #1: Haftpflicht-Schaden
    • Eine Eventagentur veröffentlicht versehentlich die E-Mail-Adressen von Teilnehmern an einer digitalen / hybriden Expertenrunde zum Thema Burnout. Die Kosten dieses Datenrechtsverstoßes belaufen sich auf 4.000 Euro.
  • Ein Eventveranstalter überträgt die Rede eines Referenten für ein Online-Event aus den eigenen Büroräumlichkeiten. Der Referent stolpert über ein unsachgemäß verlegtes Kabel und bricht sich den Unterarm. Der Haftpflichtanspruch beläuft sich auf 53.000 Euro.

Event-Risiko #2: Veranstaltungsausfall

  • Ein Agenturmitarbeiter bedient die Veranstaltungssoftware falsch, woraufhin ein Viertel der Teilnehmer keinen Ton hören kann. Der Veranstalter des digitalen Events muss die Teilnahmegebühren rückerstatten und Sponsoren erhalten anteilig Werbegelder zurück. Insgesamt entsteht ein Schaden von 28.000 Euro.

Event-Risiko #3: Schaden am Veranstaltungsequipment

  • Ein Kameramann stolpert und zerstört die 7.500 Euro teure Kamera, mit der ein digitales Event gestreamt und aufgezeichnet werden sollte.

Es gibt klassische Veranstaltungsversicherungen, die allerdings den zusätzlichen Risiken digitaler und hybrider Events nicht gerecht werden. Jetzt neu: Wir von Hiscox nutzen unsere Erfahrung im Umgang mit Risiken der Digitalisierung und bringen gemeinsam mit den Veranstaltungsversicherungsprofis von EventAssec einen zeitgemäßen Versicherungsschutz auf den Markt:

Sie möchten ein Event versichern?Ob analog, digital oder hybrid:

Autor dieses Beitrags: Peter Pillath

ist seit 2018 verantwortlich für die gewerblichen Sach- und Betriebshaftpflicht-Versicherungslösungen bei Hiscox und Spezialkonzepte wie die Veranstaltungsversicherung. Für den Business Blog schreibt er unter anderem über die digitalen Risiken von Unternehmen in klassischen Berufszweigen – darunter die Maschinenbau- oder Handwerksbranche oder wie hier: die Eventbranche.