Es ist der Super-GAU des Digitalarbeiters: Wenn sich Daten nicht mehr lesen lassen und kein Backup vorhanden ist, steht die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel. Lassen Sie es nicht soweit kommen und beachten Sie folgende Tipps.

Wichtig ist zunächst einmal, dass Sie überhaupt regelmäßig ein Backup anlegen. Damit sind Sie immerhin einer erschreckend großen Anzahl von Menschen den datenrettenden Schritt voraus. Auf jeden Fall lohnt es sich, ein paar Minuten zu investieren, um eine Backup-Strategie auszuarbeiten und dieser dann konsequent und ohne Ausflüchte zu folgen. Im Idealfall läuft das Backup automatisch ab, so dass Sie die Sicherung garantiert nicht vergessen.

Überlegen Sie sich insbesondere, welche Daten geschäftskritisch sind und inwiefern deren Verlust Ihnen das Genick brechen könnte. Dazu gehören natürlich alle aktuellen Projekte und diejenigen abgeschlossenen, aus denen sich Folgeaufträge ergeben könnten, für die Sie noch einmal an das Ursprungsmaterial heran müssen. In unserem Blogbeitrag „Rechnungen, Emails, Bilanzen: Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen“ ging es außerdem um Dokumente, die Sie schon allein aus rechtlichen Gründen zehn Jahre lang vorhalten müssen. Bei all diesen Daten müssen Sie Ihrer persönliche Backup-Strategie mit äußerster Sorgfalt folgen.

Daneben gibt es noch die Kategorie „Sonstiges“: Ein Text, ein Fotoshooting oder ein Website-Layout von 2008 sind vielleicht noch für Ihre persönliche Mappe relevant. Ansonsten kann die Sicherung solcher Daten unter dem Motto „Sentimentalitäten“ mit Priorität B betrieben werden. Unter Umständen ist es sinnvoll, für diese Daten einen zweiten Plan auszuarbeiten.

Die 3-2-1-Regel schützt

Wenn Sie Ihre Daten wirklich professionell sichern wollen, sollten Sie die 3-2-1-Regel befolgen:

  • Die Daten selbst liegen dreifach vor: Einmal auf dem System selbst, zweimal als Backups.
  • Die Daten werden mit zwei verschiedenen Verfahren gespeichert: Auf Festplatte beziehungsweise NAS (Network Attached Storage) oder in der Cloud.
  • Eine Datensicherung befindet sich außerhalb des Büros.

Der erste Punkt ist wichtig, da auch ein Backup sich als fehlerhaft erweisen kann, so dass die Wiederherstellung im Fall des Falles scheitert. Sie sollten diesen Punkt gelegentlich testen. Derzeit sind Network Attached Storage Systeme sehr beliebt. Gleich mehrere Rechner können dabei über das Netzwerk auf einen gemeinsamen Speicher zugreifen. Mehrere Festplatten arbeiten dabei in einem RAID-Verbund zusammen. Die Daten sind redundant auf ihnen gespeichert. Fällt eine aus, können Sie trotzdem weiter auf die Daten zugreifen. Sie ziehen die defekte Platte einfach heraus, stecken eine neue in das Gerät und die Informationen werden erneut auf diese übertragen. Das funktioniert bei vielen Modellen sogar im laufenden Betrieb. Diese Lösungen bieten ihnen damit eine hohe Verfügbarkeit und Sie müssen Ihre Arbeit nicht für das Wiedereinspielen des Backups unterbrechen. Ein Backup ersetzen diese Systeme jedoch nicht, denn fehlerhaft gespeicherte Daten sind auf allen Festplatten defekt gespeichert und auch eine versehentlich gelöschte Datei verschwindet von allen Disks. Sie müssen Ihr NAS-System deshalb auf jeden Fall regelmäßig sichern.

Der letzte Punkt, die Datensicherung an einem externen Ort, ist Ihre Versicherung vor Überschwemmung, Brand und Diebstahl. Die ausgelagerte Aufbewahrung lässt sich heute über Cloud-Angebote relativ einfach umsetzen. Ansonsten müssen Sie von Zeit zu Zeit eine Festplatte vom Büro an einen anderen Ort, etwa die Privatwohnung bewegen. Sollten Sie häufig mit großen Datenmengen zu tun haben, etwa Rohdaten von Fotos oder Filmen, ist diese Methode jedoch die einzig effiziente. Die hierzulande üblichen Upload-Geschwindigkeiten reichen für ein stets aktuelles Backup dieser Datenmengen leider nicht aus.